Ist Ihr Unternehmen unter Kontrolle, während Sie sich im Urlaub entspannen?

Vermeiden Sie die Genehmigung gefälschter Rechnungen

Wählen Sie eine Option mit einem Genehmigungsablauf

Dokumente mit einem Genehmigungsteam teilen

Die Sommerzeit ist da und für viele Menschen bedeutet das, dass es Zeit für einen wohlverdienten Urlaub ist. Viele Unternehmen stellen jedoch fest, dass im Sommer die Zahl der gefälschten Rechnungen steigt.

Wenn Sie ein System mit einem Genehmigungsablauf und einer Option für die geteilte Genehmigung nutzen, wie z. B. Continia Document Capture, können Sie solide interne Genehmigungsverfahren sicherstellen.

Continia Document Capture kann auch so eingerichtet werden, dass Dokumente mit einer Gruppe, wie beispielsweise einer Abteilung oder bestimmten beauftragten Mitarbeitern, geteilt werden können.

Fälschungen sind Rechnungen, die an Finanzmanager für Waren oder Dienstleistungen geschickt werden, die nie bestellt wurden. Betrüger nutzen den niedrigen Personalbestand in den Finanzabteilungen, um gefälschte Rechnungen zur sofortigen Zahlung durchzuschleusen.

Der Betrag auf gefälschten Rechnungen ist in der Regel nicht sehr hoch, da das Genehmigungsverfahren für kleine Rechnungen weniger streng sein kann.

Diese Rechnungen können daher schwer zu stoppen sein, da sie wie normale Rechnungen aussehen.

Der Vorteil eines guten Genehmigungsablaufes besteht darin, dass Rechnungen jederzeit für die zuständigen Personen im Unternehmen zugänglich sind. Insbesondere während der Ferienzeiten, wenn der Personalbestand geringer ist, können Sie sicherstellen, dass Rechnungen von Ihren Kollegen genehmigt werden, indem Sie die Option zur Freigabe von Rechnungen bei Abwesenheit der zuständigen Person aktivieren.

Das bedeutet, dass die Rechnungen sowohl an Sie als auch an Ihre Urlaubsvertretung geschickt werden, die Sie als Ersatz für Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit benannt haben. Die Archivfreigabe ist ebenfalls aktiviert, so dass jeder im Auge behalten kann, welche Rechnungen von welchen Mitarbeitern genehmigt wurden. 

Dies kann besonders in den Ferienzeiten eine gute Idee sein, damit Rechnungen von mehreren Personen geprüft werden.

Eine Art und Weise, wie Betrug begangen wird, besteht darin, Rechnungen vorzulegen, die fast identisch sind mit Rechnungen, die von den üblichen Lieferanten eines Unternehmens stammen.

Durch den Vergleich der Bankkontonummer des Lieferanten im Lieferantenverzeichnis mit den Angaben auf der Rechnung kann Continia Document Capture Sie schnell auf mögliche Gefahren hinweisen. Dies wird dazu beitragen, die Sicherheit deutlich zu verbessern.