Har du styr på virksomheden mens du holder ferie?

Undgå at falske fakturaer bliver godkendt

Falske fakturaer, som ofte er i omløb her i ferietiden, bliver ofte sendt til økonomiansvarlige for varer eller ydelser, som ikke er blevet bestilt.

Svindlere udnytter den lave bemanding i økonomiafdelingen, hvilket gør det lettere af få falske fakturaer betalt. Beløbet på de falske fakturaer er som regel mindre idet der ikke nødvendigvis er samme godkendelsesprocedurer på mindre beløb.

Derfor kan det være svært at få stoppet disse fakturaer idet de ligner en normal faktura, medmindre du har et økonomisystem med et ordentligt godkendelsesflow. 

Fordelen ved at have et godkendelsesflow er at fakturaen altid er tilgængelig for relevante personer i virksomheden.

Vælg en løsning med et godkendelsesflow

Benytter du et system med et godkendelsesflow og mulighed for godkendelsesdeling, som med Continia Document Capture, kan du sikre gode godkendelsesrutiner internt. 

Netop i ferietider med lavere bemanding kan du sikre, at fakturaer skal godkendes af andre end dig ved at aktivere Out of Office godkendelsesdeling.

Det betyder at fakturaerne sendes til både dig og din ferieafløser, som du har bekræftet er substitut for dine opgaver, mens du er fraværende. Desuden aktiveres deling af arkivet så alle kan følge med i, hvilke fakturaer der er godkendt og af hvem. 

Vil du også sikre virksomheden mod falske fakturaer? Med Continia Document Capture er du godt på vej. 

Del dokumenter med en godkendelsesgruppe

Continia Document Capture kan desuden opsættes så dokumenter kan deles med en gruppe, som eksempelvis en afdeling eller udvalgte betroede medarbejdere.

Netop i ferieperioder kan netop det være en god idé, da der her er flere øjne på fakturaerne.

Et af de områder hvor svindlere ofte forsøger at snyde er ved at udstede fakturaer, der er næsten identiske med virksomhedens eksisterende leverandører.

Ved at sammenligne kreditors bankkontonr. i kreditorkartoteket med hvad der står på fakturaen, vil Continia Document Capture lynhurtigt fortælle dig om der er fare på færde. Dette er med til at højne sikkerhedsniveauet betydeligt.