¿Mantiene el control de su empresa mientras disfruta de sus vacaciones?

Evitar la aprobación de facturas falsas

Elija una opción con un flujo de aprobación

Compartir documentos con un equipo de aprobación

El verano está aquí, y para muchas personas eso significa que es hora de disfrutar de unas merecidas vacaciones. Sin embargo, muchas empresas constatan que en verano aumenta el número de facturas falsas.

Si utiliza un sistema con un flujo de aprobación y una opción de aprobación compartida, como Continia Document Capture , puede garantizar procedimientos de aprobación internos sólidos.

Continia Document Capture también puede configurarse para que los documentos se puedan compartir con un grupo, como un departamento o empleados específicos designados.

Las facturas falsas son facturas enviadas a los directores financieros en concepto de bienes o servicios que nunca se han pedido. Los estafadores aprovechan el reducido número de empleados en los departamentos de finanzas durante el verano y cuelan facturas falsas para su pago inmediato.

El importe de las facturas falsas no suele ser muy elevado, ya que el procedimiento de aprobación para facturas pequeñas puede ser menos riguroso.

Por lo tanto, puede resultar difícil detener dichas facturas, ya que parecen normales.

La ventaja de un flujo de aprobación adecuado es que las facturas siempre estarán accesibles para las personas oportunas de la empresa. Especialmente durante los períodos de vacaciones, cuando el número de empleados es más reducido, puede asegurarse de que las facturas sean aprobadas por sus colegas activando la opción de compartir aprobación de Fuera de la Oficina.

Esto significa que tanto usted como la persona que haya designado como su sustituto mientras esté fuera de la oficina recibirán las facturas. El uso compartido de archivos también se activa para que todos puedan realizar un seguimiento de las facturas que haya aprobado cada empleado.

Esta puede ser una idea particularmente acertada durante los períodos de vacaciones, de manera que las facturas puedan ser verificadas por distintas personas.

Una forma de cometer fraude es mediante el envío de facturas que son casi idénticas a las facturas recibidas de los proveedores reales de una empresa.

Al comparar el número de cuenta bancaria del acreedor que figura en el directorio de acreedores con la información de la factura, Continia Document Capture puede advertirle rápidamente de un peligro potencial. Esto ayudará a mejorar la seguridad significativamente.