Votre entreprise est-elle sous contrôle pendant que vous vous détendez en vacances ?

Évitez l'approbation de fausses factures

Choisissez une option avec un flux d'approbation

Partager des documents avec une équipe d'approbation

L'été est arrivé et pour beaucoup, cela signifie qu'il est temps de profiter de vacances bien méritées. Cependant, de nombreuses entreprises constatent qu'en été, le nombre de fausses factures augmente.

Si vous utilisez un système avec un flux d’approbation et une option pour l’approbation partagée, comme Capture de documents Continia, vous pouvez assurer de saines procédures d'approbation internes.

Continia Document Capture peut également être configuré de manière à ce que les documents soient partagés avec un groupe, tel qu'un service ou des employés de confiance spécifiques.

Les fausses factures sont des factures envoyées aux responsables financiers pour des biens ou services jamais commandés. Les fraudeurs exploitent les faibles effectifs des services financiers pour passer de fausses factures et obtenir un paiement immédiat.

Le montant des fausses factures n’est généralement pas très élevé, car la procédure d’approbation des petites factures peut être moins stricte.

Ces factures peuvent donc être difficiles à arrêter car elles ressemblent à des factures normales.

L'avantage d'un bon flux d'approbation est que les factures sont toujours accessibles aux personnes concernées de l'entreprise. En particulier pendant les périodes de vacances, lorsque les effectifs sont réduits, vous pouvez vous assurer que les factures sont approuvées par vos collègues en activant l'option de partage des approbations d'absence du bureau.

Cela signifie que les factures sont envoyées à vous et à votre remplaçant pendant les vacances, que vous avez désigné pour effectuer vos tâches en votre absence. Le partage d'archives est également activé afin que tout le monde puisse savoir quelles factures ont été approuvées par quels employés. 

Cela peut être une bonne idée pendant les périodes de vacances, afin que les factures soient vérifiées par plusieurs personnes différentes.

L'un des moyens de commettre une fraude consiste à envoyer des factures presque identiques à celles reçues de la part des fournisseurs existants d'une entreprise.

En comparant le numéro de compte bancaire du créancier dans le répertoire des créanciers avec les informations figurant sur la facture, Continia Document Capture peut rapidement vous avertir d'un danger potentiel. Cela aidera à améliorer la sécurité de manière significative.