Distribution de documents simplifiée

L'envoi manuel de documents peut prendre beaucoup de temps. C'est pourquoi la maîtrise de la distribution de documents consiste à trouver des moyens de la rendre beaucoup plus rapide et beaucoup plus efficace. Avec les bons outils, cela devient une tâche facile.

Découvrez comment en regardant cette courte vidéo.

Modèles prédéfinis

Continia Document Output comprend des modèles prêts à l'emploi et modifiables pour l'envoi de relevés de compte, factures, rappels, confirmations de commande et autres, afin de rendre votre travail beaucoup plus efficace. C'est tellement efficace et rapide que la seule chose que vous avez à faire est de trouver le bon modèle et de cliquer sur « envoyer ».

Vous pouvez même concevoir et personnaliser vos propres modèles avec votre matériel de marque unique, par exemple en insérant des logos ou des filigranes. Vous pouvez le faire sans contacter votre partenaire et attendre qu'il le configure pour vous : c'est aussi simple que de modifier vos modèles.

Cartes de contact et envois en masse

Avec Document Output, vous pouvez ajouter plus de destinataires sur la carte de contact client. Cela réduit le temps que vous passeriez normalement à rechercher et à ajouter manuellement les adresses e-mail pertinentes, ce qui vous permet de vous concentrer sur d'autres tâches.

Vous pouvez automatiser votre flux de travail avec l'envoi en masse de factures, d'extraits de compte et autres. Pendant ce temps, la solution vous permet de continuer à travailler même pendant l'envoi de ces documents. Cela signifie que vous n'avez pas à perdre de temps à attendre que le système ait terminé l'envoi avant de continuer votre travail.

Joignez des fichiers et suivez vos activités

Avec la fonction glisser-déposer, vous pouvez désormais ajouter des fichiers et des pièces jointes supplémentaires. Toutes les activités sont enregistrées, ce qui signifie que vous pouvez toujours voir quels documents sont envoyés. Document Output assure le suivi pour vous. Cela réduit les erreurs humaines qui pourraient normalement se produire lors du suivi des documents.

De plus, vous pouvez envoyer vos documents par e-mail ou sous forme imprimée, selon ce qui convient le mieux à vos clients.

Avez-vous une expérience directe de tentatives de piratage ?

Document Output vous permet de signer vos documents PDF et d'empêcher ainsi les pirates de modifier les informations de paiement et / ou de compte dans les fichiers PDF que vous envoyez. Vous pouvez également ajouter un arrière-plan à votre document PDF pour empêcher tout changement après l'avoir envoyé.

Cela garantit un haut niveau de sécurité dans votre organisation, ce qui est plus important que jamais, en particulier à l'ère du numérique où des escroqueries se produisent quotidiennement.

Ces solutions vous y mèneront: