Documentdistributie vereenvoudigen en versnellen

Het handmatig verzenden van documenten kan zeer tijdrovend zijn. Daarom draait het bij het beheersen van documentdistributie om een manier te vinden om dit proces veel sneller en effectiever te maken. Met gebruik van de juiste tools is dit eenvoudig mogelijk.

Ontdek hoe door deze korte video te bekijken.

Voor gedefinieerde sjablonen

Continia Document Output bevat kant-en-klare en bewerkbare sjablonen voor het versturen van Rekeningoverzichten, Facturen, Herinneringen, Orderbevestigingen en nog veel meer om uw werk een stuk efficiënter te maken. U hoeft alleen de juiste sjabloon te koppelen en op verzenden te klikken.

U kunt zelfs uw eigen sjablonen ontwerpen en aanpassen met uw unieke kenmerk, door bijvoorbeeld logo's of watermerken in te voegen. U kunt dit zelfs doen zonder contact op te nemen met uw accountpartner en te wachten tot deze het voor u heeft ingesteld; zo eenvoudig is het om uw sjablonen aan te passen.

Contactkaarten en batch-mailing

Met Document Output kunt u meer ontvangers toevoegen aan de klantencontactkaart. Dit vermindert de tijd, die u normaal zou besteden aan het handmatig zoeken en toevoegen van de relevante e-mailadressen, waardoor u zich op andere taken kunt concentreren.

U kunt uw workflow automatiseren met batch-mailing van facturen, rekeningafschriften en nog veel meer. Ondertussen stelt de oplossing u in staat om door te werken, zelfs tijdens het versturen van deze documenten. Dit betekent dat u geen tijd hoeft te verspillen met wachten tot het systeem klaar is met verzenden, voordat u verder kunt gaan met uw werk.

Voeg bestanden toe en houd uw activiteiten bij

Met de functie voor Drag & Drop kunt u ook extra bestanden en bijlagen toevoegen. Alle activiteiten worden vastgelegd, zodat u altijd kunt zien welke documenten zijn verzonden. Document Output houdt het voor u bij. Dit vermindert uiteraard ook eventuele menselijke fouten die normaal gesproken kunnen optreden, tijdens het bijhouden van documenten.

Bovendien kunt u uw documenten per e-mail of in geprinte vorm verzenden, afhankelijk van wat het beste bij uw klanten past.

Heeft u zelf ervaring met pogingen van hackers?

Met Document Output kunt u uw pdf-documenten ondertekenen en daarmee voorkomen dat hackers betalings- en/of accountinformatie wijzigen in de pdf's die u verstuurt. U kunt ook een achtergrond aan uw pdf-document toevoegen om wijzigingen na verzending te voorkomen.

Dit zorgt voor een hoog niveau van beveiliging in uw organisatie, wat belangrijker is dan ooit, zeker in deze digitale tijd, waarin oplichting dagelijks voorkomt.

Deze oplossingen zullen u daarheen brengen: