Heeft uw bedrijf alles onder controle terwijl u geniet van uw vakantie?

Voorkom dat nepfacturen worden goedgekeurd

Kies een optie met een goedkeuringsproces

Deel documenten met een goedkeuringsteam

Het is zomer! Dat betekent voor veel mensen dat het tijd is voor een welverdiende vakantie. Veel bedrijven merken echter dat het aantal nepfacturen tijdens de zomermaanden toeneemt.

Als u een systeem gebruikt met daarin een goedkeuringsproces en een optie voor gedeelde goedkeuring, zoals Continia Document Capture, kunt u voor degelijke interne goedkeuringsprocedures zorgen.

Continia Document Capture kan ook zo worden ingesteld dat documenten worden gedeeld met een groep, zoals een afdeling of met een specifieke groep werknemers die hiervoor verantwoordelijk is.

Nepfacturen zijn facturen die naar financieel verantwoordelijken worden gestuurd voor goederen of services die nooit zijn besteld. Omdat er minder personeel aanwezig is op financiële afdelingen, benutten fraudeurs de mogelijkheid om nepfacturen direct te laten betalen.

Het bedrag op nepfacturen is meestal niet erg hoog, omdat de goedkeuringsprocedure voor kleine facturen meestal minder streng is.

Daarom kan het lastig zijn deze facturen tegen te houden omdat het net normale facturen zijn.

Het voordeel van een goed goedkeuringsproces is dat facturen altijd toegankelijk zijn voor de juiste mensen binnen het bedrijf. Vooral tijdens vakantieperioden, wanneer er minder personeel aanwezig is, kunt u ervoor zorgen dat facturen worden goedgekeurd door uw collega's door de optie te activeren voor het delen van goedkeuring bij afwezigheid.

Dit betekent dat de facturen zowel naar u worden verstuurd als naar de door u aangewezen vervanger die uw taken tijdens uw afwezigheid waarneemt. De optie ‘archief delen’ wordt ook geactiveerd, zodat iedereen kan bijhouden welke facturen zijn goedgekeurd en door welke medewerkers dit is gedaan. 

Dit kan helemaal verstandig zijn tijdens vakantieperioden, zodat facturen door verschillende mensen worden gecontroleerd.

Een van de manieren waarop fraude wordt gepleegd, is door facturen in te dienen die bijna identiek zijn aan facturen die het bedrijf van bestaande leveranciers heeft ontvangen.

Doordat Continia Document Capture het bankrekeningnummer van de schuldeiser in de lijst met crediteuren vergelijkt met de informatie op de factuur, kan het systeem u snel waarschuwen voor mogelijke risico's. De veiligheid wordt hierdoor aanzienlijk verbeterd.