Er alt under kontroll i bedriften mens du er på ferie?

Unngå godkjenning av falske fakturaer

Velg et alternativ med godkjenningsflyt

Del dokumenter med et godkjenningsteam

Sommeren er her, og for mange betyr det tid for en velfortjent ferie. Mange bedrifter opplever imidlertid at om sommeren øker antallet falske fakturaer.

Hvis du bruker et system med godkjenningsflyt og alternativ for delt godkjenning, for eksempel Continia Document Capture, kan du sørge for gode interne godkjenningsrutiner.

Continia Document Capture kan også konfigureres slik at dokumenter kan deles med en gruppe, for eksempel en avdeling eller bestemte betrodde medarbeidere.

Falske fakturaer er fakturaer som sendes til økonomisjefer for varer eller tjenester som de aldri har bestilt. Svindlere utnytter den lave bemanningen i økonomiavdelingen til å sende falske fakturaer som skal betales umiddelbart.

Beløpet på disse fakturaene er vanligvis ikke så stort, ettersom godkjenningsrutinene for små fakturaer kan være mindre strenge.

Disse fakturaene kan derfor være vanskelig å stoppe siden de ser ut som vanlige fakturaer.

Fordelen med en god godkjenningsflyt er at fakturaer alltid er tilgjengelige for de relevante personene i bedriften. Særlig under ferieavvikling, når bemanningen er lavere, kan du sikre at fakturaer godkjennes av kollegene dine ved å aktivere alternativet for godkjenningsdeling ved fravær.

Dette betyr at fakturaene sendes både til deg og stedfortrederen som skal ta seg av oppgavene dine mens du er borte. Arkivdeling er også aktivert, slik at alle kan holde rede på hvilke fakturaer som er godkjent og av hvem. 

Dette kan være en spesielt god idé under ferieavvikling, slik at fakturaer blir kontrollert av flere personer.

Én måte som svindlerne opererer på, er å sende fakturaer som er nesten identiske med fakturaer som bedriften mottar fra eksisterende leverandører.

Ved å sammenligne fordringshaverens bankkontonummer i kreditorregisteret med opplysningene på fakturaen kan Continia Document Capture raskt advare deg om potensiell fare. Dette vil bidra til å forbedre sikkerheten i stor grad.