Är läget under kontroll på företaget medan du kopplar av på semestern?

Undvik att falska fakturor blir godkända

Välj ett alternativ med ett godkännandeflöde

Dela dokument med ett godkännandeteam

Sommaren är här och för de flesta innebär det några veckors välförtjänt semester. Många företag märker dock att antalet falska fakturor ökar under sommaren.

Om du använder ett system med ett godkännandeflöde och alternativ för delat godkännande, till exempel Continia Document Capture, kan du säkerställa interna godkännandeprocedurer.

Continia Document Capture kan också konfigureras så att dokument kan delas med en grupp, till exempel en avdelning eller vissa betrodda anställda.

Falska fakturor är fakturor som skickas till företag för varor eller tjänster som aldrig har beställts. Bedragare utnyttjar den låga bemanningsnivån på ekonomiavdelningen för att skicka falska fakturor för omedelbar betalning.

Beloppet på falska fakturor är oftast inte så högt eftersom godkännandeförfarandet för mindre fakturor inte brukar vara lika strikt.

Dessa fakturor kan vara svåra att stoppa eftersom de ser ut som vanliga fakturor.

Fördelen med ett bra godkännandeflöde är att fakturorna alltid är tillgängliga för de berörda personerna i företaget. Särskilt under semesterperioder, när bemanningen är lägre, kan du se till att fakturor godkänns av dina kollegor när du inte är på plats genom att aktivera alternativet för godkännandedelning.

Det innebär att fakturorna skickas till både dig och den semesterersättare som ansvarar för dina arbetsuppgifter när du är borta. Arkivdelning är också aktiverat så att alla kan hålla reda på vilka fakturor som har godkänts av vilka anställda. 

Det kan vara en bra idé särskilt under semesterperioder, så att fakturorna kontrolleras av flera olika personer.

En typ av bedrägeri är att skicka in fakturor som är nästan identiska med fakturor från företagets befintliga leverantörer.

Genom att jämföra betalningsmottagarens bankgironummer i betalningsmottagarlistan med uppgifterna på fakturan kan Continia Document Capture snabbt varna dig för potentiella risker. Det bidrar till att förbättra säkerheten avsevärt.