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GoB und GoBD: Was Unternehmen wirklich beachten müssen – und warum ein Testat nicht alles abdeckt

Die Begriffe GoB und GoBD begegnen Unternehmen spätestens dann, wenn es um die Digitalisierung der Buchführung geht. Doch was genau steckt dahinter – und was hat ein Testat damit zu tun? Wir bringen Licht ins regulatorische Dickicht und erklären, worauf es in der Praxis wirklich ankommt.
Freitag, 1. August 2025
Lesezeit: min.

Was sind GoB?

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bilden das Fundament jeder seriösen Buchhaltung. Sie leiten sich aus verschiedenen Quellen ab – darunter dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), der Rechtsprechung sowie der anerkannten kaufmännischen Praxis – und formulieren allgemeine Anforderungen wie zum Beispiel:

  • Klarheit und Nachvollziehbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechte Buchung und Erfassung

Diese Grundsätze gelten technikneutral – unabhängig davon, ob auf Papier oder digital gearbeitet wird.

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Was sind GoBD?

Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) beruhen auf einem Verwaltungsschreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) und konkretisieren die GoB für die digitale Welt.

Das BMF-Schreiben beschreibt unter anderem:

  • wie elektronische Belege und Buchungen revisionssicher aufbewahrt werden müssen
  • wie der Zugriff durch die Finanzverwaltung geregelt ist (Z1–Z3)
  • welche Anforderungen an Verfahrensdokumentation, Zeitstempel und Unveränderbarkeit bestehen

Die GoBD richten sich also direkt an alle Unternehmen, die mit ERP-, DMS- oder Buchhaltungssoftware arbeiten – also an nahezu alle.

Und was hat ein Testat oder eine Zertifizierung damit zu tun?

Ein Testat oder eine Zertifizierung durch eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft kann bestätigen, dass eine bestimmte Software die GoB- und GoBD-Anforderungen unterstützt. Das ist hilfreich – aber eben nur ein Teil des Ganzen.

Wichtig zu verstehen:

  • Eine Software allein kann nicht GoBD-zertifiziert werden.
  • Die GoBD betreffen den gesamten buchhalterischen Prozess beim Anwender – von der Belegerfassung über Workflows bis hin zur Archivierung.
  • Selbst die beste Software erfüllt die GoBD nur dann, wenn sie korrekt eingeführt und genutzt wird – mit klaren Prozessen, klaren Zuständigkeiten und einer vollständigen Dokumentation.

Das Testat ist eine wertvolle Hilfestellung, aber kein Freifahrtschein. Es ersetzt nicht die interne Sorgfaltspflicht im Unternehmen.

GoB vs. GoBD – im Überblick

Kriterium GoB GoBD
Rechtsquelle HGB, AO, BFH-Rechtsprechung, kaufmännische Praxis BMF-Schreiben (Verwaltungsvorschrift)
Zielgruppe Alle buchführungspflichtigen Unternehmen Unternehmen mit digitaler Buchführung (ERP, DMS, FIBU)
Technikbezug Technikneutral (Papier oder digital) Spezifisch für digitale Prozesse und Systeme
Fokus Allgemeine Ordnungsmäßigkeit der Buchführung Konkretisierung für elektronische Aufzeichnungen, Belege, Datenzugriff
Beleganforderungen Vollständig, geordnet, verständlich Digital lesbar, maschinell auswertbar, revisionssicher gespeichert
Verfahrensdokumentation erforderlich? Nicht explizit Ja, zwingend vorgeschrieben
Zugriffsrechte der Finanzbehörden Allgemein gegeben Detailliert geregelt: Z1 (Direktzugriff), Z2 (mittelbar), Z3 (Datenträgerüberlassung)
Unveränderbarkeit Prinzipiell gefordert Technisch konkretisiert (z. B. Protokollierungspflichten)
Softwareprüfung / Testat Nicht vorgesehen Möglich als Hilfsmittel, aber kein Ersatz für eigene Prozessverantwortung

Unser Beitrag zur GoBD-konformen Digitalisierung

Bei Continia dreht sich alles darum, Buchhaltungsprozesse effizienter, digitaler und sicher zu gestalten. Ob im Belegfluss, beim Zahlungsverkehr oder in der Archivierung – wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Finanzprozesse nicht nur zu automatisieren, sondern auch GoBD-konform umzusetzen.

Mit Lösungen wie:

  • Document Capture – für die automatisierte Erfassung und Verarbeitung von Eingangsbelegen
  • Expense Management – für die lückenlose und nachvollziehbare Spesen- und Reisekostenabrechnung
  • Secure Archive – für die revisionssichere und unveränderbare Archivierung aller steuerrelevanten Dokumente

…bieten wir eine technische Unterstützung für eine moderne, GoBD-konforme Buchführung – ohne zusätzlichen Aufwand im Tagesgeschäft.

Gut zu wissen:
Unser Secure Archive ist „PK-DML ready“ (Prüferkopie – Datenmodell für maschinelle Lesbarkeit) – das heißt, es kann steuerrelevante Daten standardisiert im Format der Finanzverwaltung exportieren (z. B. für Betriebsprüfungen gemäß Z3-Zugriffsrecht).

Unsere Implementierungspartner beraten Sie gerne zu den konkreten Einsatzmöglichkeiten in Ihrer IT- und Buchhaltungsumgebung.

Softwarebescheinigung für Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV

Im Auftrag der Microsoft Deutschland GmbH prüft die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft die Ordnungsmäßigkeit der finanzbuchhalterischen Prozesse in der Softwarelösungsreihe Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV.

Über die nachfolgende Übersicht gelangen Sie zum Downloadbereich der BDO – nach Akzeptieren der Informationsvereinbarung und Datenschutzhinweise:

 

Weitere Informationen finden Sie auch hier:

Softwarebescheinigung für Microsoft Dynamics NAV (Deutschland) | Microsoft Learn

Fazit

Die GoB und GoBD bilden das Rückgrat einer rechtssicheren, digitalen Buchführung.
Während die GoB allgemeine Buchführungsgrundsätze definieren – unabhängig von der Technik – geben die GoBD konkrete Vorgaben für den Einsatz elektronischer Systeme.

Ein Testat kann ein wertvoller Hinweis auf die GoBD-Unterstützung durch eine Software sein – ersetzt aber nicht die Pflicht, auch die internen Prozesse und Dokumentationen entsprechend auszurichten.

Unser Tipp:
Prüfen Sie nicht nur Ihre Software, sondern auch Ihre Abläufe – und sorgen Sie für eine revisionssichere Dokumentation. So sind Sie optimal auf die nächste Betriebsprüfung vorbereitet.