Document Capture

Vermeiden Sie Fehler und sparen Sie Zeit - automatisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung
 

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Eliminieren sie manuelle Tätigkeiten & vermeiden Sie Fehler

Fehler bei der Registrierung von Dokumenten und beeinträchtigte Arbeitsabläufe gehören zu den zeitaufwändigsten und mühsamsten Herausforderungen, denen Finanzteams gegenüberstehen. Bei diesen komplexen Aufgaben können schon kleine Fehler zu erheblichen Konsequenzen führen.

Von der Dateneingabe bis hin zur Buchung und zum Abruf archivierter Dokumente - Continia Document Capture ist eine umfassende Lösung, die Ihre Prozesse automatisiert. Document Capture kümmert sich um alles und Sie können entspannt Ihre Arbeit erledigen.

Features und Vorteile, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Data capture

Eliminieren Sie die mühsame und wiederholte manuelle Dateneingabe mit der integrierten optischen Zeichenerkennung (OCR) von Document Capture. Die Software reduziert Fehler und spart Zeit, indem sie Text erkennt und ihn in die entsprechenden Felder in Business Central einfügt.

Order matching

Mit dem automatischen Dreifachabgleich von Document Capture vermeiden Sie Unklarheiten, Fehler und gewährleisten Konsistenz. Lehnen Sie sich zurück und lassen Sie die Software Rechnungen innerhalb eines festgelegten Limits automatisch genehmigen.

Approval workflow

Mit Document Capture müssen Sie keine Genehmigungen mehr nachverfolgen. Die Lösung leitet Dokumente in entsprechenden Workflows weiter und verkürzt so Wartezeiten bis zur Genehmigung. Sie können Dokumente jederzeit und überall überprüfen und genehmigen.

Purchase contracts

Vermeiden Sie die Bezahlung ungenutzter Abonnements. Mit Document Capture stellen Sie eine korrekte Rechnungsstellung sicher, erhalten einen klaren Überblick über all Ihre Verträge und sparen Zeit bei deren Verwaltung.

Secure archive

Gewährleisten Sie die Sicherheit und Integrität Ihrer originalen, digitalen Belege in der Buchhaltung und halten Sie gleichzeitig lokale Vorschriften ein. Erfassen Sie automatisch den Verlauf jedes Belegs vom Eingang bis zur endgültigen Buchung, um vollständige Transparenz zu ermöglichen. Zertifiziert vom VOI-CERT* in Deutschland als vertrauenswürdige Archivierungslösung, welche die Etablierung eines revisionssicheren Prozesses unterstützt.

*Downloaden Sie Ihr VOI-Zertifikat hier.

Unterstützen sie Ihr Finanzteam für erfolgreiches Arbeiten

Optimieren Sie Ihren Arbeitsalltag und verhelfen Sie Ihrem Team zum Erfolg! Document Capture unterstützt Sie bei der Automatisierung Ihrer Finanzprozesse und der effizienten Nutzung Ihrer Zeit und ermöglicht Ihnen so, pünktlich nach Hause zu gehen.

Entsprechen Sie Richtlinien mit dem Continia Delivery Network

Das Continia DeliveryNetwork ist nahtlos in das Peppol eDeliveryNetwork integriert und ermöglicht Ihnen so den sicheren Import Ihrer Rechnungen und Gutschriften mit Document Capture. Mit dem Continia Delivery Network können Sie Ihre elektronischen Dokumente von Unternehmen weltweit direkt in Business Central empfangen und so Ihre sensiblen Daten schützen.

Webinar
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Nehmen Sie an unseren Webinaren teil!

Document Capture Webinar
März 13 2024 - 09:00
2024, Timezone UTC
Language: German
Document Capture Webinar
April 17 2024 - 08:00
2024, Timezone UTC
Language: German

Feature Übersicht

Essential

Enthält alle Grundfunktionen zur Wahrnehmung von Eingangsrechnungen und Gutschriften, als PDF-Dateien oder elektronische Dokumente, und ermöglicht es Ihnen, Kopffelder mit Hilfe von OCR (Optische Zeichenerkennung) zu erkennen.
  • Automatische Einrichtung und Konfiguration
  • OCR Erkennung
  • Stapelverarbeitung und -registrierung
  • Betrugsprüfung
  • Einkaufsrechnungen und -gutschriften
  • Verarbeitung von XML-Belegen
  • Continia Delivery Network
  • Dedizierte E-Mail-Adressen
  • Manuelles Aufteilen und Zusammenfügen
  • Konfigurierbare Vorlagen und Felder
  • Benachrichtigung über verbleibende Seiten bei ABBYY FineReader-Lizenzen
  • Benachrichtigungen über offene Belege
  • Rechnungsbeträge nach Dimension aufteilen
  • Sachkontenzeilen erstellen
  • Belege per Drag&Drop hinzufügen
  • Komplettes Belegarchiv
  • Export von Dokumenten (für Wirtschaftsprüfungen)
  • Abgrenzungscodes anwenden
  • Dimensionen bei der Erfassung prüfen
  • Eingebettete PDF-Dateien anzeigen
  • Dynamische Spalten im Belegjournal
  • Secure Archive (VOI-CERT zertifiziert)
  • Continia Hub

Order Matching

Ordnen Sie Einkaufsrechnungen automatisch den vorhandenen Bestellungen, Wareneingängen, Rücksendungen oder Reklamationen zu. Ein Muss für Bestellungen und Rücksendungen.
  • Automatischer Abgleich
  • Automatischer Abgleich an Hand der Belegbeträge
  • Automatisierter Abgleich Zeile für Zeile*
  • Bestellabgleich Übersicht
  • Bestellzeilen hinzufügen und aufteilen
  • Bearbeitung von Abweichungen
  • Abgleich von Seriennummern
  • Abgleich mehrerer Dokumente
  • Abgleich von Liefer- und Bestellnummer von Lieferanten

Document Approval

Dieses Modul bietet vielfältige Funktionalitäten, die notwendig sind, um einen durchgängigen Genehmigungs-Workflow in den meisten Unternehmen zu ermöglichen.
  • Web Approval Portal
  • Bestellungen und Retouren genehmigen
  • Automatische Genehmigung*
  • Automatische Genehmigungsabläufe
  • Geteilte Genehmigungen
  • Erzwungene Genehmigung
  • Option zum Erhalt von Benachrichtigungen für beide Benutzergruppen bei geteilten Genehmigungen
  • Vier-Augen-Prinzip
  • Erzwungene Genehmigung
  • Belege zurückstellen
  • Benutzerspezifische Genehmigerliste
  • E-Mail-Benachrichtigung für Genehmigende
  • Abwesenheiten
  • Dokumente weiterleiten
  • Betrag- und Dimensionsprüfungen
  • Berechtigungen für Konten und Dimensionen
  • Vollständige Transparenz für Prüfungen
  • Interimsbuchungen / Vorbuchungen
  • Unternehmensübergreifende Käufe

Purchase Contracts

Mit diesem Modul erhalten Sie einen umfassenden Überblick über Ihre Einkaufsverträge, Abonnements und wiederkehrenden Kosten und die Möglichkeit, diese zentral und einfach zu verwalten.
  • Zentrale Verwaltung wiederkehrender Kosten
  • Registrierung von Rechnungen als Vertragsrechnungen
  • Verträge prüfen
  • Wiederkehrende Rechnungen automatisch genehmigen
  • Einfacher Überblick über Erneuerungstermine
  • E-Mail-Benachrichtigungen zur Überprüfung
  • Protokolle und Statistiken auf einen Blick
  • Purchase Contract Intelligence

Advanced Capture

Dieses Modul ist relevant, wenn Sie komplexe Dokumente haben, mehrere Mandanten verwenden, Zeilen erfassen müssen oder andere Arten von Belegen verarbeiten möchten.
  • Positionsdatenerkennung
  • Automatische Zeilenberechnung
  • Unbegrenzte Belegarten
  • Automatisierte Belegtrennung
  • Mandantenidentifizierung
  • Preise automatisch überprüfen
  • Bestellungen erstellen und aktualisieren
  • Vorauszahlungsrechnungen
  • Automatische Artikel Zu-/Abschlagszuweisungen

Das sagen unsere Kunden

Monique Jaqqam
One thing I’m still impressed about: we have 45 companies, and everything is sent to one email address. The system figures out where it needs to go. So, it’s quite impressive.
Monique Jaqqam
Monique Jaqqam
CFO @ Basecamp
Don Jenkins
We were looking for something that would actually help start the path to eliminating paper. Having a central way to get every document into our system, and capturing and processing, is really a gamechanger.
Don Jenkins
Don Jenkins
VP of Finance and Tech. @ Mayo Aviation
Aileen Aherne
Document Capture provides us with an easy and time-saving automated purchase invoicing & approvals process.
Aileen Aherne
Aileen Aherne
Digital Marketing Manager @ Simply Dynamics

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