Expense Management

Vereinfachen Sie Ihre Spesenabrechnung und minimieren Sie manuelle Tätigkeiten

 

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Erhalten Sie einen Überblick über Ausgaben in Echtzeit

Das Erfassen, Beantragen und Genehmigen von Spesen ist zeitraubend und beeinträchtigt Ihre Produktivität. Die manuelle Eingabe und Verwaltung von Papierbelegen ist zudem mühsam und fehleranfällig.  

Continia Expense Management ermöglicht Ihnen einen Überblick über Ihre Ausgaben in Echtzeit. Mitarbeitende können Ihre Belege über die Continia Mobile Expense App oder das Continia Expense Portal einreichen. Die Belege können dann sofort verwaltet und genehmigt werden.

Features und Vorteile, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Kreditkartentransaktionen

Der automatische Import von Kreditkartentransaktionen erleichtert die Abwicklung und den Abgleich von Kreditkartentransaktionen, da die Lösung die Anbindung der gängigsten Kreditkartenanbietern unterstützt. Wenn ein Beleg für eine Kreditkartentransaktion fehlt, erstellt das System automatisch einen unvollständigen Bericht und schickt diesen mir einer Erinnerung an die Benutzer.

Fahrstrecken

Die Abrechnung von Fahrtkosten basiert oft auf Schätzungen. Mitarbeitende vergessen Fahrstrecken zu erfassen und versuchen sie später zu schätzen. Mitarbeitende können Fahrstrecken mit der Expense App oder dem Expense Portal einfach einreichen und ermöglichen so eine korrekte Erstattung.

Verpflegungspauschalen

Reisen kann schnell teuer werden. Mit Expense Management können Sie ganz einfach Tagespauschalen für Unterkünfte und Verpflegung festlegen. Mitarbeitende können Abrechnungen über die Expense App oder das Expense Portal einreichen und dabei Reisezeiträume, Unterkunft und tägliche Mahlzeiten angeben.

KI Belegerkennung

Eliminieren Sie manuelle Dateneingabe mithilfe modernster OCR-Technologie in Expense Management. Die Software erfasst und erkennt Daten eines gescannten Belegs, füllt die relevanten Informationen in der Expense App aus und minimiert dadurch Fehler und spart zudem Zeit.

Genehmigungen

Expense Management sendet Ihre Spesenabrechnung in den korrekten Workflow, sodass Wartezeiten bei der Genehmigung verkürzt werden und die Spesen schneller erstattet werden können. Sie können Dokumente von überall prüfen und genehmigen.

Rechtskonforme Archivierung

Gewährleisten Sie die Sicherheit und Integrität Ihrer originalen, digitalen Belege in der Buchhaltung und halten Sie gleichzeitig gesetzliche Vorschriften ein. Erfassen Sie automatisch den Verlauf jedes Belegs vom Eingang bis zur endgültigen Buchung, um vollständige Transparenz zu ermöglichen. Zertifiziert vom VOI-CERT* in Deutschland als vertrauenswürdige Archivierungslösung, welche die Etablierung eines revisionssicheren Prozesses unterstützt.

*Downloaden Sie Ihr VOI-Zertifikat hier.

Verabschieden Sie sich von Papier!

Durch die Eliminierung von Papier leisten Sie einen Beitrag zur Nachhaltigkeit. Sie beschleunigen die Erstattung von Auslagen und erhalten einen Überblick über Ausgaben in Echtzeit. Mit der intelligenten optischen Zeichenerkennung (OCR) in der Expense App können Sie ein Foto Ihrer Belege aufnehmen und speichern, die benötigten Daten eingeben und Ihre Spesenabrechnung einreichen - ganz ohne großen Aufwand!

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Expense Management Webinar
September 11 2024 - 08:00
2024, Timezone UTC
Language: German
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November 13 2024 - 09:00
2024, Timezone UTC
Language: German

Feature Übersicht

Basis

Basisfunktionen für die Spesenabrechnung. Geben Sie an, wie viele Benutzer Expense nutzen sollen.
  • Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central
  • Mobile Expense-App für iOS und Android
  • Continia-Expense-Portal
  • „Continia Web Approval“-Portal
  • AI Receipt Scanner in der Expense App
  • Benachrichtigungen in der mobilen Expense App
  • Genehmigungsprozess
  • Bearbeitung genehmigter Belege
  • Buchung auf einen Kreditor
  • Abrechnungen erstellen
  • Vorabgenehmigung von Abrechnungen
  • Belegfoto anhängen
  • Beleg als Foto oder PDF-Dokument anhängen
  • Zusätzliche konfigurierbare Felder
  • Automatische Deaktivierung von Continia-Lösungen beim Kopieren von Mandanten
  • Automatisches Archiv
  • Vorlagen erstellen
  • Sichtbarkeit von Steuerbeträgen
  • Benutzergruppen
  • In-App Erläuterungsvideos
  • In-App Benachrichtigungen
  • Autozoom im Business Central Add-in
  • Automatisches Ausfüllen in der mobilen Expense App und im Expense Portal
  • MwSt./Umsatzsteuer-Angaben von Expense-Benutzern
  • Benutzerdefinierbare Meldungen
  • Secure Archive (VOI-CERT zertifiziert)
  • Continia Hub
  • Automatische Überwachung der Dreimonatsfrist
  • Automatische Betragsaufteilung

Kreditkartentransaktionen

Kreditkartentransaktionen werden in Dynamics Business Central importiert.
  • Integration von Firmenkreditkarten
  • Automatischer Abgleich
  • Für Spesen verwendete Transaktionsdaten
  • Automatische Erstellung von Ausgaben
  • Erinnerungen
  • Aktivierung von Bankvereinbarungen

Fahrstrecken

Die Erfassung von Fahrtkosten (km-Pauschalen) wird ebenfalls unterstützt.
  • Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central
  • Kilometerstand per Smartphone oder Expense-Portal übermitteln
  • Streckenerfassung mit Google-Maps-Integration
  • Zwischenziel zur Strecke hinzufügen
  • Darstellung der Strecke in Business Central
  • Ort erfassen
  • Vorlagen erstellen
  • Benachrichtigungen in der Expense App

Verpflegungspauschalen

Sie können Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen hinterlegen, die Mitarbeiter für geschäftliche Reise erhalten.
  • Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central
  • Berechnung von Tagen und Mahlzeiten
  • Sätze einrichten, Beträge berechnen
  • Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen
  • Vorlagen erstellen
  • Benachrichtigungen in der Expense App
  • Wechselkurse

Einkaufsverträge

Erhalten Sie einen klaren Überblick über all Ihre Verträge und wiederkehrenden Kosten und optimieren Sie die Verwaltung dieser.
  • Verwalten Sie Verträge und regelmäßige Kosten an einem Ort
  • Überprüfen Sie Verträge
  • Genehmigen Sie wiederkehrende Ausgaben automatisch
  • Einfache Übersicht von Vertragsverlängerungsdaten
  • Erhalten Sie Benachrichtigungen über anstehende Überprüfungen per E-Mail
  • Verlauf und Statistiken einfach abrufbar

Das sagen unsere Kunden

Aileen Aherne
With Expense Management, we now have a super-fast and simple expenses process to submit, approve and go! - the travel expenses experience has never been better!
Aileen Aherne
Aileen Aherne
Digital Marketing Manager @ Simply Dynamics

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