E-invoicing: Ein detaillierter Guide

Entdecken Sie die Zukunft des Finanzwesens mit elektronischer Belegverarbeitung: Eine harmonische Kombination aus Effizienz, Kosteneinsparungen und Einhaltung lokaler Vorschriften. In diesem Guide erläutern wir, wie Ihr Unternehmen im digitalen Zeitalter erfolgreich sein kann.

Die digitale Transformation nutzen

Die digitale Transformation verändert alle Bereiche der Wirtschaft. Unternehmen weltweit befinden sich im Übergang von traditionellen zu digitalen Prozessen und streben nach Effizienz, Präzision und Nachhaltigkeit. Unter den vielen digitalen Prozessen in Finanzabteilungen wird die elektronische Rechnungsstellung zum zentralen Element moderner Geschäftsprozesse.

Dieser umfassende Guide erläutert die Funktionsweise der elektronischen Rechnungsstellung, welche Vorteile und Herausforderungen sie mit sich bringt, wie die weltweite Entwicklung aussieht und wie Unternehmen sie nahtlos in ihre digitalen Prozesse integrieren können.

Elektronische Belegverarbeitung verstehen

Was ist elektronische Belegverarbeitung und wie funktioniert sie?

Unter elektronischer Belegverarbeitung (E-Invoicing) versteht man den Versand und Empfang von Belegen in einem standardisierten elektronischen Format, das eine direkte Verarbeitung durch das ERP-System des Empfängers ohne manuelle Eingriffe ermöglicht. Diese Automatisierung beschleunigt die Bearbeitung und minimiert Fehler, die bei manuellen Prozessen auftreten.

 

Was ist ein elektronischer Beleg?

Gemäß der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung (2014/55/EU) ist ein elektronischer Beleg ein Beleg, der in einem strukturierten elektronischen Format, wie XML oder anderen strukturierten Datenformaten, ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und von ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden kann.

Trotz der Bezeichnung ist der Begriff 'e-invoice' nicht auf Rechnungen beschränkt - sondern umfasst auch Gutschriften und andere Belege. Wenn Sie aufgefordert werden, eine elektronische Rechnung zu versenden, reicht es nicht aus, eine herkömmliche Rechnung als PDF-Datei per E-Mail zu verschicken. Im Folgenden werden wir die Unterschiede zwischen klassischen Belegen und elektronischen Belegen erläutern.

Der Unterschied zwischen klassischen und elektronischen Belegen

 

Klassische Belege

Klassische Belege erfordern eine manuelle Datenerfassung, Bearbeitung und Speicherung. Diese manuellen Prozesse sind fehleranfällig und ineffizient. Klassische Rechnungen weisen drei integrierte Merkmale auf: 

  • Sie enthalten detaillierte Daten wie Beträge, Beschreibungen und Mengen
  • Sie geben Daten in visueller Form auf gedrucktem Papier wieder und können manuell gelesen werden
  • Sie bestehen aus Papier, das manuell bearbeitet werden muss

Digitale Rechnungen, wie z. B. PDFs und digitale Bilder, sind effizienter, da sie die manuelle Bearbeitung in physischer Form eliminieren. Sie müssen jedoch immer noch manuell geprüft und bearbeitet werden.

 

Elektronische Belege

Elektronische Belege erfordern keine physische Bearbeitung und verringern die ineffiziente Lagerung und Verarbeitung. Ein elektronischer Beleg muss:

  • In der richtigen Struktur erstellt werden
  • Vom System des Kreditors zum System des Debitors übertragen werden können

Elektronische Belege bestehen in erster Linie nicht aus einer visuellen Darstellung der Daten, obwohl sie zu Kontrollzwecken visuell aufbereitet oder in visuelle Formate übertragen werden können. Das Ziel ist die Kommunikation von System zu System, das visuelle Format ist zweitrangig. E-Belege sind nicht:

  • Unstrukturierte Belegdaten im PDF- oder Word-Format
  • Bilder von Belegen wie JPG- oder TIFF-Dateien
  • Unstrukturierte HTML-Belege, die auf Webseiten oder in E-Mails dargestellt werden
  • OCR-Belege (gescannte Papierbelege), die eine manuelle Datenerfassung erfordern
  • Papierbelege, die digital übermittelt werden, z. B. über Faxgeräte

Elektronische Belegverarbeitung B2B und B2G

Die elektronische Rechnungsstellung ist vielseitig und ermöglicht verschiedene Arten von Transaktionen, darunter Business-to-Business (B2B) und Business-to-Government (B2G). Jede dieser Arten hat ihre eigenen Anforderungen und Vorteile:


Elektronische Belegverarbeitung B2B
Die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich optimiert den Austausch von Belegen zwischen Unternehmen, steigert die Effizienz und verringert Fehler. Die Einführung dieser Art dervon Rechnungsstellung in B2B-Geschäftsbeziehungen führt häufig zu kürzeren Zahlungsfristen und engeren Beziehungen zwischen Lieferanten und Kunden.

Elektronische Belegverarbeitung B2G
Die elektronische Rechnungsstellung (B2G) umfasst Transaktionen zwischen Unternehmen und Behörden. Viele Regierungen weltweit schreiben diese sichere Rechnungsstellungsmethode für das öffentliche Beschaffungswesen vor, um Transparenz, Effizienz und Compliance zu verbessern. Dies erfordert, dass Unternehmen, die staatlichen Aufträge abwickeln undE-Invoicing-Lösungen einführen, die den spezifischen staatlichen Standards entsprechen.

Gängige Formate und Standards der elektronischen Belegverarbeitung

Für die elektronische Rechnungsstellung gibt es zahlreiche Formate und Standards, die den nahtlosen und standardisierten elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen erleichtern sollen. Diese Formate zu verstehen, gewährleistet Kompatibilität und Konformität über verschiedene Systeme und Regionen hinweg.

Peppol:
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Standardformat und ein Netzwerk, das die elektronische Beschaffung und Rechnungsstellung in ganz Europa und darüber hinaus erleichtert. Es ermöglicht Regierungen und Unternehmen den Austausch elektronischer Belege über das Netzwerk in einem standardisierten Format.

UBL:
UBL (Universal Business Language) wurde von OASIS entwickelt und ist einer der am weitesten verbreiteten Standards, der einen generischen XML-basierten Rahmen bietet, der für verschiedene Geschäftstransaktionen, einschließlich der Rechnungsstellung, verwendet werden kann.

EDIFACT:
EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport) ist ein internationaler Standard, der eine Reihe von Syntaxregeln für die Strukturierung von Daten definiert, die bei grenzüberschreitenden Transaktionen weit verbreitet sind.

ANSI X12:
ANSI X12 umfasst eine Reihe von Standards, die festlegen, wie Belege für den elektronischen Austausch strukturiert und formatiert werden sollten. Sie decken ein breites Spektrum von Branchen und Transaktionen ab.

Was sind die gängigsten Formate in verschiedenen Regionen?

 

XRechnung, ZUGFeRD (Deutschland)

EDIFACT oder UN/EDIFACT (Europa und Asien)

PEPPOL (EU, Australien, Neuseeland, Singapur, Kanada, USA)

FacturaE (Spanien)

FatturaPA (Italien)

Factur-X (Frankreich)

UBL-OHNL (Niederlande)

ISDOC (Tschechien)

NemHandel/OIOUBL (Dänemark)

 

Svefaktura (Schweden)

Finvoice, TEAPPSXML (Finnland)

E-Invoice (Estland)

Tradacoms (UK)

X12 (USA)

 

Lösungen wie Continia Document Capture und Continia Document Output ermöglichen Ihnen den nahtlosen Austausch von Belegen über das Peppol eDelivery Network. Zudem gewährleisten diese Lösungen eine einfache elektronische Rechnungsstellung in verschiedenen Formaten, sodass Unternehmen Rechnungen unabhängig vom bevorzugten Format senden und empfangen können.

Die globale Entwicklung
der elektronischen Rechnungsstellung

Elektronische Rechnungsstellung weltweit

Die Anforderungen an die Rechnungsstellung sind von Land zu Land, und von Region zu Region sehr unterschiedlich und werden von den Bemühungen um mehr Effizienz, Transparenz und die Einhaltung von steuerlichen Vorgaben beeinflusst. Unternehmen müssen über die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in ihren jeweiligen Regionen und Branchen auf dem Laufenden bleiben. Compliance bedeutet nicht nur die Einhaltung von Vorgaben, sondern auch die Nutzung der Vorteile, die diese Rechnungsstellungsmethode bietet wie beispielsweise Effizienz, Präzision und Kosteneinsparungen.

Europa

Die EU hat mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU, welche die elektronische Rechnungsstellung bei B2G-Transaktionen vorschreibt, wichtige Schritte in Richtung elektronische Rechnungsstellung unternommen. Einige Mitgliedsstaaten setzen Vorschriften durch, um diese Anforderungen auf B2B-Transaktionen auszuweiten. In Deutschland sollen Unternehmen mit dem Wachstumschancengesetz und der damit verbundenen Einführung von E-Rechnungen entlastet und wettbewerbsfähiger gemacht werden.

Lateinamerika

Lateinamerika ist weltweit als führendes Beispiel anerkannt. Länder wie Brasilien und Mexiko haben einige der strengsten E-Invoicing-Gesetze, die von Unternehmen die Einhaltung bestimmter Formate und Standards sowohl für B2B- als auch für B2G-Transaktionen verlangen, oft als Teil der steuerlichen Meldepflichten.

Naher Osten

Die elektronische Rechnungsstellung im Nahen Osten ist auf dem Vormarsch. Die Länder führen die elektronische Rechnungsstellung ein, um die steuerliche Transparenz zu erhöhen und Finanzprozesse zu modernisieren. Saudi-Arabien ist mit einem umfassenden Mandat führend, während die VAE die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich bis 2026 anstreben. Bahrain und Oman bereiten sich darauf vor, und Ägypten erwartet eine vollständige Einführung bis 2024.

Ozeanien

Australien drängt auf eine obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich und hat eine Strategie zur schrittweisen Einführung festgelegt, während Neuseeland sich auf die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich konzentriert und eine Ausweitung auf den B2B-Bereich plant. Fidschi hat einen schrittweisen Ansatz für elektronische Steuergeräte gewählt und bietet Anreize für eine frühzeitige Einführung.

Afrika

Nigeria, Kenia und Uganda machen Fortschritte bei der elektronischen Rechnungsstellung, um die Einhaltung der Steuervorschriften zu verbessern. Nigeria verwendet ein automatisiertes Steuerverwaltungssystem und ein Programm zur grenzüberschreitenden elektronischen Rechnungsstellung. Kenia verlangt von mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen, dass sie elektronische Rechnungen über das Tax Invoice Management System melden, während das System in Uganda verschiedene Transaktionen abdeckt.

Nordamerika

In den Vereinigten Staaten und Kanada gibt es kein staatliches Mandat für die elektronische Rechnungsstellung, obwohl der Trend zur elektronischen Rechnungsstellung bei B2G- und B2B-Transaktionen aufgrund von Effizienz und Kosteneinsparungen immer stärker wird.

Asien

Die Einführung von E-Invoicing in Asien ist unterschiedlich weit fortgeschritten, wobei Länder wie Singapur und Südkorea Initiativen zur Verbesserung der Effizienz und zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung durchführen.

Die Vorteile und Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein sinnvoller Schritt für jedes Unternehmen, das seine Prozesse optimieren und Kosten senken will. Durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen können Unternehmen von vielen Vorteilen profitieren, die sich auf sämtliche Bereiche auswirken - von der täglichen Effizienz bis hin zu langfristigen Nachhaltigkeitszielen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die wichtigsten Vorteile dieser Rechnungsstellungsmethode, von der betrieblichen Effizienz bis hin zur erhöhten Sicherheit.

Operative Effizienz

Die elektronische Rechnungsstellung optimiert den gesamten Rechnungsprozess, von der Erstellung bis zur Zahlung, und reduziert manuelle Aufgaben und Transaktionszeiten. Diese Effizienz beschleunigt die Geschäftsabläufe und verbessert die Zusammenarbeit mit Handelspartnern.

Verbesserte Compliance

Die Einführung von E-Invoicing verbessert die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, da Regierungen weltweit dies zur Verbesserung der finanziellen Transparenz und zur Bekämpfung von Steuerbetrug vorschreiben.

Erhöhte Sicherheit

Mit der Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung haben sich neue Möglichkeiten für Datenschutzverletzungen und Betrugsfälle entwickelt - die elektronische Rechnungsstellung reduziert Eingriffe durch Menschen und gewährleistet, dass sensible Daten sicher ausgetauscht werden können.

Geringere Umweltbelastung

Die elektronische Rechnungsstellung steht im Einklang mit Nachhaltigkeitszielen von Unternehmen, da sie den Einsatz von Papier eliminiert und den mit der papierbasierten Rechnungsstellung und den damit verbundenen CO2-Fußabdruck verringert.

Erhöhte Präzision

Weniger menschliche Eingriffe minimieren Fehler, die bei manuellen Rechnungsstellungsprozessen auftreten, und sorgen für präzisere Finanzdaten.

Kostensenkung

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung führt zu einer erheblichen Senkung der Kosten, z. B. für papierbasierte Prozesse, Porto und manuelle Arbeit.

Herausforderungen bei der elektronischen Rechnungsstellung überwinden

Integration in bestehende Systeme

Die Integration elektronischer Rechnungsstellungssysteme in bestehende Buchhaltungssoftware und ERP-Systeme kann komplex sein und zu Kompatibilitätsproblemen führen. Die Auswahl flexibler Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung, die eine zuverlässige Integration ermöglichen, ist entscheidend. Entscheiden Sie sich für Softwarelösungen wie die Lösungen von Continia, die eine breite Auswahl an Standards unterstützen und anpassbare Optionen bieten, um eine nahtlose Integration mit Ihrer bestehenden Infrastruktur zu gewährleisten.

 

Anpassung an gesetzliche Änderungen

Es kann schwierig sein, den Überblick über die sich stetig weiterentwickelnden Vorschriften zu behalten und deren Einhaltung zu gewährleisten. Nutzen Sie Plattformen für die elektronische Rechnungsstellung, die so konzipiert sind, dass sie den internationalen Standards entsprechen und regelmäßig aktualisiert werden, um die neuesten gesetzlichen Änderungen zu berücksichtigen. Dieser Ansatz gewährleistet die Einhaltung von Vorgaben und reduziert den mit manuellen Aktualisierungen verbundenen Verwaltungsaufwand.

 

Umgang mit Kosten

Die Kosten für die Einrichtung und die laufenden Betriebskosten können insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) problematisch sein. Ziehen Sie Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung in Betracht, die skalierbare Preismodelle bieten, mit denen Sie klein anfangen und bei steigendem Bedarf erweitern können. Die Fokussierung auf langfristige Einsparungen und Effizienzsteigerungen kann ebenfalls dazu beitragen, die Anfangsinvestitionen zu rechtfertigen.

Vorbereitungen auf die Zukunft der Rechnungsstellung

Die Rolle der elektronischen Rechnungsstellung in der digitalen Transformation

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung ist ein wesentlicher Bestandteil der allgemeinen digitalen Transformation, die Unternehmen weltweit betrifft. Mit ihren zahlreichen Vorteilen optimiert diese Methode der Rechnungsstellung die Finanzprozesse, und trägt zu einer nachhaltigeren und gesetzeskonformen Unternehmensführung bei.

Die elektronische Rechnungsstellung spielt eine zentrale Rolle bei der digitalen Transformation des Finanzwesens und bietet einen Weg zu mehr Effizienz, Compliance und Transparenz bei Geschäftstransaktionen. Mit der Stärkung von Vorschriften wie der EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung wird sich die Einführung beschleunigen, was sie zu einer wesentlichen Strategie für Unternehmen macht, die im digitalen Zeitalter erfolgreich sein wollen.

Optimierter Austausch elektronischer Rechnungen für verbesserte Finanzprozesse

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein strategisches Muss für Unternehmen, die bei ihren Finanztransaktionen Effizienz, Compliance und Nachhaltigkeit anstreben. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung stellt einen bedeutenden Fortschritt bei der Einführung digitaler Prozesse dar und bietet greifbare Vorteile wie betriebliche Effizienz, Kostensenkungen und erhöhte Präzision bei Finanztransaktionen.

Der Weg zur vollständigen Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung in Ihre Geschäftsabläufe kann zwar eine Herausforderung sein, aber mit den richtigen Partnern und Lösungen gelingt die Umsetzung deutlich leichter. Microsoft Dynamics 365 Business Central-Nutzer können von Lösungen wie Continia Document Capture und Continia Document Output profitieren, die einen nahtlosen Belegaustausch über das Peppol eDelivery Network und die Kompatibilität mit verschiedenen globalen E-Invoicing-Formaten gewährleisten.

Sind Sie bereit für die elektronische Rechnungsstellung?

Machen Sie den nächsten Schritt auf Ihrem Weg zur digitalen Transformation. Entdecken Sie die Lösungen von Continia für die elektronische Rechnungsstellung und schöpfen Sie das volle Potenzial Ihrer Finanzprozesse aus.

FAQ

  • Was bedeutet elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing)?

    Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) optimiert den Rechnungsstellungsprozess, indem sie es Unternehmen ermöglicht, Rechnungen auf elektronischem Wege direkt von einem Finanzsystem zum anderen zu senden und zu empfangen. Dadurch werden Rechnungen in Papierform überflüssig, was zu weniger Fehlern, geringeren Kosten und einem schnelleren Zahlungszyklus führt. Durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung steigern Unternehmen ihre Effizienz, verbessern den Cashflow und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

  • Wie funktioniert die elektronische Rechnungsstellung?

    Die elektronische Rechnungsstellung automatisiert den Rechnungsaustausch und ermöglicht es Unternehmen, strukturierte digitale Rechnungen direkt über ihre Finanzsysteme zu senden und zu empfangen. Durch diese Automatisierung werden manuelle Eingriffe reduziert, Transaktionen optimiert und Zahlungen beschleunigt, was die Effizienz des Unternehmens und die finanzielle Liquidität erheblich verbessert.

  • Was ist ein elektronischer Beleg?

    Ein elektronischer Beleg ist das digitale Gegenstück zu einem Papierbeleg. Er enthält wichtige Transaktionsdetails, die für die automatische Verarbeitung durch Finanzsysteme formatiert sind. Dies ermöglicht einen effizienteren, genaueren und umweltfreundlicheren Ansatz für die Verwaltung von Transaktionen, die Verbesserung von Geschäftsprozessen und die Förderung der Umweltverträglichkeit.

  • Wie erstellt man einen elektronischen Beleg?

    Um einen elektronischen Beleg zu erstellen, wählen Sie eine kompatible Plattform für die elektronische Rechnungsstellung, die sich nahtlos in Ihre bestehende Buchhaltungssoftware integrieren lässt. Dort geben Sie Transaktionsdetails wie Leistungsdaten, Beträge und Beschreibungen ein. Das E-Invoicing-System formatiert diese Informationen dann in ein strukturiertes, digitales Format, das für die elektronische Verarbeitung geeignet ist. Dieser optimierte Ansatz verbessert nicht nur Ihren Rechnungsstellungsprozess, sondern garantiert auch Präzision und beschleunigt den Forderungszyklus.

  • Ist die elektronische Rechnungsstellung gesetzlich vorgeschrieben?

    Die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung sind weltweit unterschiedlich. In einigen Ländern ist sie aus Gründen der Einhaltung von Steuervorschriften und zur Betrugsbekämpfung vorgeschrieben. Erkundigen Sie sich bei Ihrer örtlichen Steuerbehörde, ob die elektronische Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen vorgeschrieben ist. Die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet Rechtskonformität und betriebliche Konsistenz, und positioniert Ihr Unternehmen für den Erfolg in einem sich digital entwickelnden Markt.

  • Was ist Peppol e-invoicing?

    Peppol e-invoicing erleichtert den sicheren, standardisierten elektronischen Belegaustausch in Europa und auf der ganzen Welt. Es ermöglicht Unternehmen und Behörden den Austausch elektronischer Rechnungen und anderer Belege über ein sicheres Netzwerk, das die Einhaltung internationaler Standards und Kompatibilität gewährleistet. Durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung mit Peppol können Unternehmen ihre Marktpräsenz erweitern, ihre Prozesse optimieren und grenzüberschreitende Transaktionen einfacher und zuverlässiger abwickeln.