Optimieren Sie Ihren Belegversand

1. Stapelversand Ihrer E-Mails

Überlassen Sie Document Output den Versand Ihrer Belege, damit Sie mehr Zeit für wichtigere Aufgaben haben. Legen Sie einfach Aufträge an, in denen Sie angeben, wer die E-Mail erhalten soll und wann. Die Aufträge werden der Warteschlange hinzugefügt, und das System versendet diese E-Mails automatisch in Stapeln.

2. Versand von E-Mails im Hintergrund

Senden Sie E-Mails im Hintergrund, während Sie an anderen Aufgaben arbeiten. Ihre E-Mails werden effizient im Hintergrund versendet, so dass es zu keinen Systemunterbrechungen kommt und Sie von einem reibungsloseren Arbeitsablauf profitieren können.

3. Personalisierung ausgehender E-Mails

Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Kommunikation. Mit Document Output können Sie mühelos Regeln für bestimmte Vorlagen einrichten, die auf den individuellen Anforderungen Ihrer Empfänger basieren.

Mit einem individuell anpassbaren Layout können Sie Ihre ausgehenden E-Mails personalisieren, indem Sie automatisch verschiedene Signaturen und Bilder je nach Empfänger, Belegart oder Zeitpunkt anwenden. Durch die Personalisierung Ihrer Kommunikation wirkt jede E-Mail wie maßgeschneidert für Ihre Empfänger und trägt dazu bei, Ihre Firmenidentität effektiv zu kommunizieren.

4. Automatische Anwendung von Einstellungen des Empfängers

Individualisieren Sie Ihre Kommunikation, wenn Sie mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern zusammenarbeiten, die unterschiedliche Sprachen sprechen. Mit Document Output können Sie automatisch die richtige Vorlage in der entsprechenden Sprache auswählen, je nachdem, welche Sprache der jeweilige Empfänger bevorzugt.

Versenden Sie Ihre Belege per E-Mail, als eDocument, in gedruckter Form oder in einer Kombination aus beidem, basierend auf den Regeln, die für den jeweiligen Empfänger festgelegt wurden.

Die Berücksichtigung unterschiedlicher Empfängerpräferenzen ist problemlos möglich. Ganz gleich, ob es sich um ein zusammengeführtes Dokument oder um separate Dateien für jeden Empfänger handelt, Document Output sorgt für einen reibungslosen Versand entsprechend den Präferenzen der Empfänger.

5. Automatisches Anhängen relevanter Dateien

Vergessen Sie nie wieder einen wichtigen Anhang. Document Output hängt automatisch relevante Dateien an Ihre E-Mails an, basierend auf vordefinierten Regeln.

Das System zieht Dateien aus Belegköpfen, Belegzeilen, offenen Belegen oder festgelegten Anhängen, um Ihre Belegkommunikation reibungslos zu gestalten und sicherzustellen, dass die Empfänger alle erforderlichen Informationen erhalten.

6. Überblick über die Kommunikation behalten

Bleiben Sie jederzeit organisiert und informiert. Greifen Sie schnell und einfach auf Ihre Protokolle zu, sei es über die Fact Box oder über Debitorenkarten, Kreditorenkarten, Bestellungen, Rechnungen, etc.

Sie haben außerdem Zugriff auf ein vollständiges E-Mail-Protokoll mit Kopien der gesendeten E-Mails und können so volle Transparenz gewährleisten.

7. Verbesserte Sicherheit Ihrer Belege

Erhöhen Sie die Sicherheit Ihrer Dokumente. Mit Document Output können Sie Ihre PDF-Dateien mit einem Kennwort schützen, um den Zugriff auf sensible Informationen einzuschränken.

Sie können Ihre PDFs auch mit einem authentifizierten Zertifikat eines Drittanbieters signieren, damit das Dokument nicht manipuliert werden kann, ohne dass der Empfänger gewarnt wird.

Außerdem können Sie vollständig verschlüsselte und validierte elektronische Belege versenden, um Ihre vertraulichen Daten zu schützen.

8. Support aller Belegarten

Sie müssen sich keine Gedanken über die Einhaltung von Vorschriften und die Verwendung vorgeschriebener Dokumentformate machen. Document Output unterstützt die wichtigsten Formate, z. B. XML-Dateien und verschiedene PDF-basierte Formate.

9. Zugriff auf mehr als 30 einsatzbereite Vorlagen

Vereinfachen Sie Ihre Kommunikation mit über 30 einsatzbereiten E-Mail-Vorlagen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikation professionell und einheitlich ist, indem Sie jede Vorlage an Ihr Branding und Ihre Präferenzen anpassen und sie so individuell gestalten.

10. Direkter Anschluss an das PEPPOL-Netzwerk

Verabschieden Sie sich von Drittanbietern. Mit Document Output können Sie sich direkt mit dem Peppol eDelivery Network verbinden.

Document Output ist BUILT INSIDE Business Central und macht Drittanbieter oder temporäre Dateiordner überflüssig, was die Verwaltung Ihrer Belege und Kommunikationsprozesse vereinfacht.