Stroomlijn uw documentendistributie

1. E-mails in batches verzenden

Laat Document Output uw documentendistributie beheren, zodat u meer tijd heeft voor essentiële taken. Maak eenvoudig taken aan waarin wordt aangegeven wie de e-mail moet ontvangen en wanneer. De taken worden aan de wachtrij toegevoegd en het systeem zal automatisch deze e-mails in batches verzenden.

2. E-mails in de achtergrond verzenden

Verstuur e-mails op de achtergrond terwijl u werkt. Uw e-mails worden efficiënt in de achtergrond verzonden, zodat u geen systeemonderbrekingen ervaart en u kunt genieten van een soepelere workflow.

3. Uitgaande e-mails personaliseren

Neem de controle over uw communicatie. Document Output stelt u in staat om eenvoudig regels in te stellen voor specifieke sjablonen op basis van de unieke behoeften van uw ontvangers.

Met een sterk aanpasbaar ontwerp kunt u uw uitgaande e-mails personaliseren door automatisch verschillende handtekeningen en afbeeldingen toe te passen op basis van de ontvanger, het documenttype of het tijdsbestek. Een persoonlijk tintje toevoegen aan uw communicatie zorgt ervoor dat elk bericht op maat gemaakt lijkt voor uw ontvangers en draagt effectief uw merkidentiteit uit.

4. Ontvanger-voorkeuren automatisch toepassen

Pas uw communicatie aan bij het werken met klanten, leveranciers en zakenpartners die verschillende talen spreken. Met Document Output kunt u automatisch een sjabloon met de juiste taal toepassen op basis van de taalvoorkeuren van uw ontvangers.

Verzend uw documenten via e-mail, eDocument, print of een combinatie hiervan op basis van regels die zijn ingesteld op basis van de ontvanger. Het inspelen op diverse ontvanger-voorkeuren verloopt moeiteloos. Of het nu gaat om één samengevoegd document of afzonderlijke bestanden voor elke ontvanger, Document Output zorgt voor een naadloze levering volgens hun voorkeuren.

5. Relevante bestanden automatisch bijvoegen

Mis nooit meer een cruciale bijlage. Document Output voegt automatisch relevante bestanden toe aan uw e-mails op basis van vooraf gedefinieerde regels.

Het systeem haalt bestanden op uit documentheaders, regelitems, open documenten of vaste bijlagen, waardoor uw documentcommunicatie soepel verloopt en ontvangers alles krijgen wat nodig is.

6. Een overzicht van uw communicatie behouden

Blijf te allen tijde georganiseerd en geïnformeerd. Uw loggegevens zijn snel en gemakkelijk toegankelijk via de factbox of op klantenkaarten, leverancierskaarten, verkooporders, verkoopfacturen, enz.

U kunt ook een volledig e-maillogboek bekijken met kopieën van verzonden e-mails, wat zorgt voor volledige transparantie en verantwoordelijkheid.

7. Documentbeveiliging verhogen

Verhoog de documentbeveiliging. Met Document Output kunt u uw PDF-bestanden beveiligen met een wachtwoord om de toegang tot gevoelige informatie te beperken.

U kunt ook uw PDF's ondertekenen met een door een derde partij geauthenticeerd certificaat, zodat het document niet kan worden gewijzigd zonder dat de ontvanger wordt gewaarschuwd.

Bovendien kunt u volledig versleutelde en gevalideerde elektronische documenten verzenden om uw vertrouwelijke gegevens te beschermen.

8. Ondersteuning voor alle documentformaten

U hoeft zich geen zorgen te maken over het volgen van de regels en het gebruik van de juiste documentformaten die vereist zijn door wetgevende instanties. Document Output ondersteunt belangrijke documentformaten, zoals XML-bestanden en verschillende op PDF gebaseerde indelingen, zodat u voldoet aan de regelgeving en klaar bent om te gaan!

9. Toegang tot meer dan 30 kant-en-klare sjablonen

Stroomlijn uw communicatieproces met meer dan 30 kant-en-klare e-mailsjablonen. Zorg ervoor dat uw communicatie professioneel en consistent is door elk sjabloon aan te passen volgens uw merkrichtlijnen en voorkeuren om ze volledig eigen te maken.

10. Direct verbinding maken met het PEPPOL-netwerk

Zeg vaarwel tegen tussenpersonen. Met Document Output kunt u rechtstreeks verbinding maken met het Peppol eDelivery Network. Document Output is INGEBOUWD in Business Central, waardoor de noodzaak van externe dienstverleners of tijdelijke mappen wordt geëlimineerd - wat helpt bij het vereenvoudigen van uw documentbeheer- en communicatieprocessen.