Document Capture | Expense Management

Automatiza la gestión de tus contratos

Ahorra tiempo y dinero con una solución de gestión de contratos para automatizar tus procesos financieros.

✔ Centraliza la gestión de tus contratos

✔ Obtén sugerencias automáticas para la generación de contratos

✔ Automatiza el proceso de aprobación de contratos

✔ Mantente al tanto de las renovaciones de los contratos.

¡Solicita una demo!

Gestión centralizada del ciclo de vida de los contratos

Tener que buscar en varios correos electrónicos y hojas de cálculo para encontrar información sobre facturas y suscripciones recurrentes es un proceso tedioso. A su vez, no cumplir los plazos de renovación de los contratos puede implicar costes no previsto. Del mismo modo, la falta de visión general en este aspecto puede dificultar las negociaciones de los contratos.

Deja de pagar por suscripciones no utilizadas aprovechando la visión general de todos tus costes recurrentes. Con la funcionalidad Contratos de compra, puedes decir adiós a los procesos manuales y ahorrar tiempo con una visión clara de todos tus contratos.

El módulo Contratos de compra permite administrar facturas recurrentes directamente desde Business Central. Está disponible tanto para Continia Document Capture como para Continia Expense Management, por lo que puedes disfrutar de una gestión de contratos sin problemas en tus procesos de cuentas por pagar y gastos.

¿Por qué invertir en un software de automatización de gestión de contratos?

Cada mes, tu empresa recibe una gran variedad de cargos por suscripciones. Estos cargos recurrentes van desde licencias de software hasta alquileres de automóviles, suscripciones a medios de comunicación y servicios esenciales de instalaciones. Muchos de estos contratos se renuevan automáticamente o aumentan de precio en el vencimiento.

Al implementar un software de automatización de contratos de compra como el módulo Contratos de compra, puedes realizar un seguimiento de sus acuerdos contractuales desde Business Central. Garantiza las mejores ofertas posibles al tener todos los documentos de los contratos disponibles para una comparación sencilla cuando se acerque el momento de la renovación.

Un sistema de gestión de contratos como garantiza que no se pierdan contratos no utilizados o inexactos. Al mismo tiempo, automatiza las tareas repetitivas y manuales vinculadas a estos cargos recurrentes. Esto ayuda a tu empresa a asegurar los mejores términos y condiciones posibles, lo que le ayuda a evitar costes innecesarios.

Beneficios que agregan valor a tu día a día

Programar revisiones

Ahorra dinero programando revisiones periódicas de contratos. De esa manera, podrás administrar o cancelar contratos antes de que se renueven automáticamente.

Obtener una visión general

Obtén una visión completa de todos los costes recurrentes y las suscripciones de tu empresa para evitar sorpresas a la hora de presupuestar.

Purchase Contract Intelligence

Permite que el sistema detecte patrones en facturas y gastos recurrentes, y ahorra tiempo con sugerencias automatizadas para la creación de contratos.

Aprobación sencilla

Aprueba automáticamente facturas y gastos recurrentes para un proceso de aprobación de contratos más eficiente.

Gestiona tus contratos desde un mismo lugar

Realizar un seguimiento de contratos, suscripciones y otros costes recurrentes lleva mucho tiempo. Ahorra tiempo gestionando todos los contratos directamente desde Business Central.

Al tener todos sus contratos comerciales en el mismo lugar, obtienes una excelente visión general para comparar contratos, considerar nuevos proveedores o renegociar los términos del contrato. También puedes utilizar el módulo para determinar si se deben fusionar varios contratos para reducir los costos generales.

Gracias a esta visión general, también puedes realizar un seguimiento de los distintos costes por dimensión asociados a uno o varios contratos, como departamento, empleado, proveedor, etc.

Mantén controlado el proceso de revisión de contratos

Garantiza las renovaciones correctas de los contratos y evita pagar por las suscripciones no utilizadas. Con el módulo de Contratos de compra, obtienes un sistema de gestión de suscripciones eficiente que puede enviarte recordatorios de revisión automatizados cuando un contrato de suscripción está a punto de expirar. Al configurar dicha automatización de contratos, eliminas la necesidad de seguimiento manual y evitas perder plazos importantes.

Con este software de gestión de contratos, podrás revisar fácilmente tus contratos de forma sencilla. Esto te ayudará a estar al tanto de si deben renovarse, modificarse o cancelarse. También puedes asignar diferentes revisores a diferentes contratos para delegar la carga de trabajo y ahorrar tiempo.

Generación inteligente de contratos

Optimiza la gestión de tus contratos y ahorra tiempo con la creación automatizada de contratos. Ya sean alquileres de oficinas, licencias de software, seguros o servicios de administración de instalaciones, el módulo Contratos de compra puede detectar patrones en las facturas entrantes y registradas.

Si el software detecta pagos recurrentes, recibirás sugerencias automáticas para crear contratos, lo que hará que la generación de contratos sea una parte integral de tu flujo de trabajo de cuentas por paga. ¡Crear y gestionar los contratos de tu empresa nunca ha sido tan fácil!

Aprueba automáticamente los documentos de compra

Si bien la aprobación de facturas es clave para proteger el flujo de caja de su empresa, los contratos y las suscripciones suelen tener cargos recurrentes que pueden ahorrarte tiempo en el proceso de aprobación de documentos.

Con la funcionalidad Contratos de compra, puedes aprobar automáticamente documentos de compra, como facturas y abonos, vinculándolos a un contrato de compra. También puedes configurar, por ejemplo, la aprobación automática de contratos y suscripciones por debajo de un determinado importe.

Tipos de contratos de compraventa

Gestiona diferentes tipos de contratos y suscripciones: ¡la lista es interminable! Algunos ejemplos incluyen:

  • Alquiler de oficinas
  • Licencias de software
  • Seguro
  • Servicios telefónicos y de internet
  • Copias de seguridad del servidor
  • Servicios de gestión de instalaciones, como catering, limpieza y mantenimiento de plantas interiores
  • Alquiler de automóviles
  • Periódicos y revistas de negocios

Prueba gratuita para usuarios de Business Central Cloud

Descubre el beneficio del módulo Contratos de compra en tus propias operaciones. La funcionalidad está incluida en Document Capture y Expense Management como un módulo adicional. Activa el módulo en modo de prueba y explora todos los beneficios sin coste adicional durante los primeros 30 días.

Simplemente activa el módulo en la página de Continia Solution Management si ya tienes instalado Document Capture.

Obtén una prueba gratuita aquí
  • ¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos?

    La gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) es el proceso de supervisar todos los elementos de un contrato para garantizar que funcione bien, siga las reglas y cumpla sus objetivos. Este proceso abarca desde la firma del contrato, pasando por su fase activa, hasta su renovación o finalización. Estas son las etapas típicas:

    • Inicio/solicitud: El proceso comienza cuando se identifica la necesidad de un contrato, ya sea para bienes, servicios o un requisito comercial específico.
    • Autoría/redacción: Un contrato se redacta utilizando las normas organizativas, las directrices legales y los requisitos específicos del acuerdo.
    • Revisión: El borrador del contrato es revisado por todas las partes interesadas, incluidos los equipos legales, para garantizar que cumpla con todos los estándares y requisitos necesarios.
    • Negociación: Esta etapa implica discusiones de ida y vuelta para finalizar los términos del contrato. Se pueden realizar ajustes y enmiendas en función de los comentarios de las partes involucradas.
    • Aprobación: El contrato requiere la aprobación formal de las autoridades designadas dentro de la organización para proceder.
    • Ejecución: Una vez aprobado, todas las partes involucradas en el contrato lo firman, haciéndolo legalmente vinculante.
    • Gestión continua: El contrato se gestiona activamente para garantizar el cumplimiento de sus términos, gestionar las renovaciones, realizar un seguimiento del rendimiento y realizar las modificaciones necesarias.
    • Renovación/vencimiento: A medida que el contrato se acerca a su fin, se toman decisiones sobre si renovarlo en función de su rendimiento y relevancia continua.
    • Archivo: Una vez que un contrato ya no está activo, se archiva. Esto implica almacenarlo de forma segura de manera que se pueda acceder a él como referencia, cumplimiento o auditorías.

    Este ciclo de vida garantiza que los contratos se creen y gestionen de manera eficiente, legal y beneficiosa para todas las partes involucradas.

  • ¿Qué es la automatización de la gestión de contratos?

    La automatización de contratos implica el uso de software para agilizar y mejorar las distintas etapas del ciclo de vida del contrato dentro de una empresa. Es particularmente útil en el contexto de los procesos de cuentas por pagar y gestión de gastos de empleados. Así es como simplifica estas áreas:

    • Creación de contratos: Automatiza la generación de contratos utilizando plantillas preaprobadas para garantizar la precisión y el cumplimiento.
    • Revisión y aprobación: agiliza las aprobaciones a través de flujos de trabajo automatizados, lo que garantiza que los contratos sean revisados por el personal correcto sin demoras.
    • Gestión y cumplimiento continuos: Supervisa los términos del contrato para garantizar que todas las partes cumplan con sus obligaciones y respalda el cumplimiento a través de registros detallados.
    • Renovación y rescisión: Notifica automáticamente a los gerentes sobre los vencimientos de contratos, lo que ayuda a tomar decisiones oportunas sobre renovaciones o terminaciones.
  • ¿Por qué automatizar la gestión de contratos?

    La automatización de los procesos de gestión de contratos ofrece varias ventajas clave, lo que permite a los empleados centrarse en actividades de alto valor que impulsan el crecimiento del negocio. El módulo Contratos de compra proporciona a las empresas los siguientes beneficios:

    • Eficiencia y rapidez: Reduce las tareas manuales, agilizando los procesos de contratación.
    • Precisión y cumplimiento: Minimiza los errores y garantiza el cumplimiento de las leyes y políticas.
    • Reducción de costos: Reduce los gastos operativos y mitiga los riesgos financieros relacionados con el cumplimiento.
    • Visibilidad y control mejorados: Centraliza el almacenamiento de contratos para un mejor seguimiento y gestión.
    • Escalabilidad: Gestiona el aumento de los volúmenes de contratos sin necesidad de personal adicional.
    • Seguridad mejorada: protege los datos confidenciales y controla el acceso a la información del contrato.
    • Gestión proactiva: Automatiza las alertas de renovaciones y vencimientos, evitando descuidos.