Document Capture | Expense Management

Automatisér din abonnements-håndtering

Spar tid og penge med automatisk håndtering af dine kontrakter og abonnementer.

✔ Centralisér din kontraktstyring

✔ Få intelligente forslag til kontraktoprettelse

✔ Automatisér din godkendelsesproces

✔ Hold styr på dine kontraktfornyelser

Book en demo

Centraliseret kontraktstyring

Det kan være en langsommelig proces at skulle gennemgå diverse e-mails, regneark og arkiver for at finde oplysninger om dine abonnementer. Oversete deadlines for abonnementsfornyelser kan være dyre, og et manglende overblik kan gøre kontraktforhandlinger svære.

Få et samlet overblik over dine tilbagevendende udgifter, og sig farvel til at betale for abonnementer du ikke bruger. Med Indkøbskontrakter-modulet kan du fjerne det manuelle arbejde og spare tid med ét samlet overblik over alle dine kontrakter.

Indkøbskontrakter lader dig håndtere dine tilbagevendende betalinger direkte fra din Business Central. Modulet fås til både Continia Document Capture og Continia Expense Management, så du kan nyde godt af enkel kontrakthåndeting i dine kreditorprocesser såvel som i din håndtering af medarbejderudgifter.

Hvorfor investere i software til kontraktstyring?

Hver måned modtager din virksomhed en lang liste af regninger for forskellige abonnementer. Disse tilbagevendende omkostninger spænder fra individuelle medarbejderes softwarelicenser til billeasing, medieabonnementer og leje af kontorfaciliteter. Mange af disse kontrakter fornyes automatisk eller stiger i pris ved udløb.

Ved at implementere software til kontraktautomatisering kan du holde styr på dine tilbagevendende betalinger fra ét centralt sted. Når alle dine kontraktdokumenter er samlet, kan du enkelt sammenligne priser og forhandle dig til de bedste kontraktbetingelser når det er tid til fornyelse.

Et kontrakthåndteringssystem som Indkøbskontrakter-modulet hjælper dig med at sikre, at overflødige eller fejlbehæftede abonnementer ikke bliver glemt. Samtidig automatiseres de gentagende manuelle opgaver, der relaterer sig til disse kontrakter. På den måde sparer din virksomhed både penge og tid.

De største fordele, der booster din produktivitet

Påmindelser om gennemgange

Skemalæg gennemgange før kontrakter fornyes og spar penge på ubrugte abonnementer.

Centralt overblik

Gør det nemmere at budgettere med et komplet overblik over din virksomheds tilbagevendende omkostninger og abonnementer.

Purchase Contract Intelligence

Lad systemet identificere mønstre i tilbagevendende fakturaer og spar tid med automatiske forslag til kontraktoprettelser.

Enkel godkendelse

Godkend tilbagevendende fakturaer automatisk for at effektivisere din godkendelsesproces.

Håndtér dine kontrakter og abonnementer fra ét samlet sted

Det er tidskrævende at holde styr på din organisations købskontrakter, abonnementer, og andre tilbagevendende omkostninger. Spar tid ved at håndtere alle dine kontrakter direkte fra Business Central.

Når du kan se alle dine købskontrakter i et samlet overblik, kan du enkelt sammenligne aftaler, overveje alternative leverandører, eller genforhandle kontraktbetingelser. Du kan også bruge modulet til at afgøre, om du kan opnå besparelser ved at sammenlægge flere kontrakter til én.

Takket være den fleksible oversigt kan du også holde styr på udgifterne for de forskellige dimensioner (f.eks. afdeling, medarbejder, leverandør, osv..), som er knyttet til én eller flere kontrakter.

Hold styr på dine kontraktfornyelser

Garantér rettidige fornyelser og undgå at betale for abonnementer du ikke bruger. Med Indkøbskontrakter-modulet får du en effektiv løsning til abonnementshåndtering, der kan udsende automatiske påmindelser om gennemgange når en abonnementsaftale nærmer sig sin udløbsdato. På den måde slipper du for manuel overvågning, samtidig med, at du undgår at gå glip af vigtige deadlines.  

Modulet gør det nemt at gennemgå dine kontrakter regelmæssigt, så du kan holde styr på om de skal fornyes, tilpasses eller opsiges. Du kan også tilknytte forskellige kontrollanter til forskellige kontrakter for at uddelegere arbejdsbyrden og spare tid i din hverdag.

Intelligent kontraktoprettelse

Optimér din kontrakthåndtering og spar tid med proaktiv kontraktoprettelse. Uanset om du håndterer kontorlejemål, softwarelicenser, forsikringer eller avisabonnementer vil modulet genkende mønstre i indgående og tidligere bogførte fakturaer og komme med forslag til kontraktgenerering ved tilbagevendende betalinger.

Det har aldrig været nemmere at oprette og administrere din virksomheds købskontrakter!

Sæt dine købsdokumenter på auto-godkend

Godkendelsesprocesser for indkommende fakturaer er vigtige, men når der er tale om kendte tilbagevendende udgifter, kan du spare tid på godkendelsesprocessen uden at gå på kompromis med sikkerheden.

I Indkøbskontrakter-modulet kan du automatisk godkende købsdokumenter, såsom fakturaer og kreditnotaer, ved at forbinde dem til en købskontrakt. Du kan også opsætte automatisk godkendelse af kontrakter og abonnementer under bestemte beløbsgrænser.

Abonnementstyper

Håndtér forskellige typer af kontrakter og abonnementer – listen er lang! F.eks.:

  • Lejekontrakter
  • Software licenser
  • Forsikringer
  • Telefon- og internetabonnementer
  • Server backups
  • Facilitetsadministration, f.eks. kantine, rengøring, bygningsvedligeholdelse
  • Billeje/leasing
  • Erhvervsabonnementer på aviser og magasiner

Gratis prøveperiode hvis du bruger Business Central Cloud

Oplev effekten af Indkøbskontrakter-modulet på din daglige drift. Indkøbskontrakter er inkluderet i Expense Management og kan integreres som tilføjelsesmodul i Document Capture. Aktivér cloud-modulet som prøveversion og udforsk de mange fordele ved centraliseret kontraktstyring uden ekstra udgifter i de første 30 dage.

Aktivér blot modulet i Business Central under Continias Løsningsadministration, hvis du allerede bruger Document Capture.

Se vores gratis prøveversioner her
  • Hvad er contract lifecycle management?

    Contract Lifecycle Management (CLM), eller kontraktstyring, omfatter den samlede proces, hvorved en kontrakt oprettes, administreres og kontrolleres. Denne proces spænder fra tidspunktet, hvor kontrakten underskrives, gennem dens aktive fase og frem til dens fornyelse eller afslutning. Nedenfor kan du se de typiske stadier:

    • Initiation/anmodning: Processen begynder, når der identificeres et behov for en kontrakt, hvad enten det drejer sig om varer, tjenester eller et særligt forretningsbehov.
    • Udarbejdelse: Kontrakten udarbejdes på baggrund af virksomhedens konventioner, juridiske retningslinjer og specifikke krav til aftalen
    • Gennemgan: Den udarbejdede kontrakt gennemgås af alle interessenter, inklusive juridiske eksperter, for at sikre, at den opfylder alle nødvendige standarder og krav.
    • Forhandling: Denne fase involverer diskussioner mellem parterne med henblik på at fastlægge kontraktens vilkår. Justeringer og ændringer kan foretages baseret på feedback fra de involverede parter.
    • Godkendelse: Kontrakten kræver formel godkendelse fra beslutningstagere i organisationen for at fortsætte.
    • Eksekvering: Når den er godkendt, underskriver alle parter i kontrakten den, hvilket gør den juridisk bindende.
    • Løbende administration: Kontrakten gennemgås løbende for at sikre overholdelse af dens betingelser, rettidige fornyelser, evalueringer af dens værdig og tilretning til ændrede behov.
    • Fornyelse/udløb: Når kontrakten nærmer sig sin afslutning, træffes der beslutninger om, hvorvidt den skal fornyes, baseret på dens ydeevne og fortsatte relevans.
    • Arkivering: Når en kontrakt ikke længere er aktiv, arkiveres den. Dette involverer sikker opbevaring, så den kan tilgås til reference eller revisioner.

    Denne cyklus sikrer, at kontrakter oprettes og håndteres effektivt, juridisk korrekt og fordelagtigt for alle involverede parter.

  • Hvad er et kontraktstyringssystem?

    Kontraktautomatisering indebærer brug af software til at strømline og forbedre de forskellige stadier af en kontrakts håndtering i en virksomhed. Denne slags softwaresystem er særligt nyttig i kreditorbogholderiet, samt i processer, hvor der håndteres medarbejderudgifter. Nedenfor kan du se eksempler på, hvordan disse områder optimeres:

    • Kontraktoprettelse: Automatiserer oprettelsen af kontrakter ved hjælp af forhåndsgodkendte skabeloner, så du er sikret høj nøjagtighed og efterlevelse af firmastandarder.
    • Gennemgang og godkendelse: Strømliner godkendelser ved hjælp af automatiserede workflows, hvilket sikrer, at kontrakter gennemgås af de rette personer uden unødige forsinkelser.
    • Løbende administration og sikring af overholdelse: Overvåger kontraktvilkår for at sikre, at alle parter opfylder deres forpligtelser, og understøtter efterlevelse af interne og eksterne krav, gennem detaljerede optegnelser.
    • Fornyelse og opsigelse: Underretter automatisk administratorer om kontraktudløb, hvilket hjælper med rettidige beslutninger om fornyelser eller opsigelser.
  • Hvorfor bør man automatisere kontraktstyring?

    Ved at automatisere kontraktstyringsprocesser kan man opnå adskillige fordele, som giver medarbejderne mulighed for at fokusere på mere værdiskabende aktiviteter. Kontraktstyringssoftware kan blandt andet hjælpe virksomheder med at optimere:

    • Effektivitet og tidsforbrug: Reducerer manuelle opgaver og fremskynder kontraktprocesser.
    • Nøjagtighed og overholdelse: Minimerer fejl og sikrer overholdelse af love og politikker.
    • Omkostningsreduktion: Sænker driftsomkostninger og reducerer økonomiske risici relateret til compliance-spørgsmål.
    • Forbedret synlighed og kontrol: Centraliserer kontraktopbevaring for bedre sporing og administration.
    • Skalérbarhed: Håndterer stigende kontraktmængder uden behov for yderligere personale.
    • Forbedret sikkerhed: Sikrer følsomme data og kontrollerer adgangen til kontraktinformation.
    • Proaktiv administration: Automatiserer påmindelser om fornyelser og udløb, hvilket forhindrer at vigtige deadlines glemmes.