- Cas d’usage
- Rationalisez votre processus de comptabilité fournisseurs avec l’OCR intelligent
Document Capture
Traitez vos factures plus rapidement grâce à l’IA et à Vendor Intelligence
Découvrez comment Document Capture élimine les tâches manuelles liées à la gestion de vos comptes fournisseurs.
- ✔ Comment l’IA et Vendor Intelligence capturent vos données
✔ Ce que Document Capture apporte à votre comptabilité fournisseurs
✔ Votre processus automatisé de traitement des factures, étape par étape
✔ Comment la facturation électronique supprime l’étape de capture
Le coût caché de la saisie manuelle des données
La saisie d’une facture dans le système ne prend que quelques minutes, mais multipliées par le nombre total de factures, ces minutes représentent plusieurs heures chaque semaine. Chaque fournisseur présente ses factures différemment. Un membre de votre équipe chargée des comptes fournisseurs doit donc identifier et saisir correctement les informations dans Business Central, puis affecter chaque ligne au compte approprié.
Et le temps n’est qu’une partie du problème. Une erreur de saisie, une facture manquante ou une modification discrète des coordonnées bancaires d’un fournisseur peuvent entraîner des retards de paiement, voire une fraude. Chaque erreur doit ensuite être détectée et corrigée.
Ce que Document Capture apporte à votre comptabilité fournisseurs
Réduisez les coûts
Traitez un volume croissant de factures sans recruter de personnel supplémentaire et réduisez les coûts d’impression, d’envoi et de copie.Moins d’erreurs
L’IA et Vendor Intelligence capturent les informations à votre place et réduisent les erreurs de saisie liées au traitement manuel.Productivité accrue
Les factures sont soumises plus rapidement à approbation. Vous maîtrisez ainsi mieux les échéances et les clôtures mensuelles se déroulent plus sereinement.Passez au zéro papier
Les factures papier numérisées sont capturées comme les documents numériques, ce qui contribue à éliminer les piles de documents qui ne cessent de s’accumuler.Accès simplifié
Tous les documents peuvent être recherchés dans votre archive numérique. Vous retrouvez ainsi rapidement n’importe quelle facture lorsque vous en avez besoin.Sécurité renforcée
Moins de personnes manipulent les données sensibles et les contrôles antifraude intégrés signalent toute modification du compte bancaire, du numéro de TVA ou du numéro de téléphone d’un fournisseur.
Confiez la capture de vos données à l’IA et à Vendor Intelligence
Continia Document Capture capture et traite automatiquement les factures entrantes ainsi que d’autres types de documents. Votre équipe peut ainsi se concentrer sur la vérification et l’approbation plutôt que sur la saisie des données. Vous décidez du degré de recours à l’IA et des situations dans lesquelles vos propres règles s’appliquent, tout en gardant le contrôle à chaque étape.
Capture des données par l’IA
La capture des données par l’IA identifie les informations essentielles de chaque facture, telles que le fournisseur, le numéro de facture, les dates, les montants et la TVA, puis les renseigne automatiquement, même lorsque la mise en page est inconnue. Grâce à la capture contextuelle, elle analyse également chaque ligne de facture et suggère le compte approprié en fonction de vos factures précédentes. Vous pouvez aussi lui fournir des instructions, par exemple pour combiner du texte ou calculer des montants selon les conditions que vous définissez.
Vendor Intelligence
L’IA sait lire les factures, mais leur paiement ne doit rien laisser au hasard. Avec Vendor Intelligence, vous configurez chaque fournisseur une seule fois par type de document. La solution mémorise vos choix et les applique à tous les futurs documents de ce fournisseur, garantissant un traitement cohérent et une traçabilité claire en cas d’audit.
Votre processus automatisé de traitement des factures, étape par étape
01
Vous recevez une facture
Les factures reçues par e-mail au format PDF sont automatiquement intégrées dans Business Central. Les factures papier peuvent être numérisées directement à l’aide d’un scanner réseau.
04
La facture est rapprochée
Le rapprochement automatique à trois voies compare la facture à la commande d’achat et à la réception correspondantes.
02
L’IA capture la facture
Lorsque la facture est importée dans le journal des documents, Vendor Intelligence identifie le fournisseur et l’IA associe les données de la facture aux champs que vous avez définis. Vous contrôlez ainsi précisément les informations extraites.
05
Le document est enregistré
Enregistrez le document : Document Capture crée automatiquement dans Business Central une facture d’achat à partir de toutes les données capturées.
03
Vous vérifiez les informations
Vous vérifiez dans le journal des documents les informations capturées par l’IA ainsi que les comptes qu’elle suggère. Les éléments incertains sont faciles à repérer et à corriger.
06
La facture est approuvée et comptabilisée
La facture est automatiquement envoyée pour approbation dans Business Central ou via le portail d’approbation Web de Continia. Une fois approuvée, elle est comptabilisée, prête à être payée et archivée en toute sécurité à des fins d’audit.
Traitez facilement tous les types de documents
Document Capture ne se limite pas aux factures d’achat. La solution capture également les commandes de vente, les notes de crédit, les bons de livraison et les contrats, en extrayant les informations pertinentes pour chaque type de document. Vous les gérez tous au même endroit : le journal des documents.
Vous devez traiter d’autres documents ? Créez vos propres catégories pour tous les types de documents que votre entreprise reçoit.
Supprimez l’étape de capture grâce à la facturation électronique
L’IA traite rapidement les factures PDF. Les factures électroniques, quant à elles, sont traitées presque instantanément. Elles arrivent sous forme de données structurées : aucune lecture ni reconnaissance n’est nécessaire, et chaque information est directement intégrée dans le champ approprié de Business Central.
Grâce au Continia Delivery Network, les factures électroniques de vos fournisseurs arrivent directement dans Document Capture. Une fois les règles appropriées définies, elles peuvent être enregistrées, voire comptabilisées automatiquement, sans intervention humaine. En savoir plus sur la facturation électronique →
Aucune étape de capture.
Les données de la facture sont prêtes à être utilisées dès leur réception.
Traitement de bout en bout.
Vos règles permettent d’enregistrer et de comptabiliser automatiquement les factures électroniques.
Tout au même endroit
Les factures électroniques et les factures PDF suivent le même processus dans le journal des documents.
Prêt pour les évolutions à venir
Connectez-vous au réseau Peppol à mesure que la facturation électronique devient obligatoire dans davantage de pays.
Modernisez votre processus de comptes fournisseurs grâce à l’IA et à Vendor Intelligence
Découvrez les avantages lors d’une démonstration avec nos spécialistes de Document Capture et voyez combien de temps et d’argent votre équipe pourrait économiser dans le traitement des factures.
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