- Gebruikscases
- Stroomlijn uw Crediteurenadministratie proces met intelligente OCR
Document Capture
Verwerk facturen sneller met AI en Vendor Intelligence
Bekijk hoe Document Capture het handmatige werk uit je crediteurenadministratie haalt. Lees verder om te ontdekken:
- ✔ Hoe AI en leveranciersintelligentie data vastleggen
✔ Wat Document Capture kan betekenen voor je AP-team
✔ Een geautomatiseerd factuurproces, stap voor stap
✔ Hoe e-invoicing je in staat stelt de data vastlegging geheel over te slaan
De verborgen kosten van handmatige gegevensinvoe
Eén factuur duurt een paar minuten om in het systeem in te voeren, maar vermenigvuldig dat met elke factuur en die minuten tellen op tot uren per week. Elke factuur van leveranciers heeft een andere indeling, dus iemand van je crediteurenteam moet de gegevens op de juiste manier vinden en invoeren in Business Central, en elke regel aan de juiste rekening toewijzen.
En tijd is slechts een deel ervan. Een typefout, een ontbrekende factuur of het stilletjes veranderen van de bankgegevens van een leverancier kan leiden tot betalingsvertragingen of zelfs fraude, en elke fout moet worden gevonden en opgelost.
Wat Document Capture kan betekenen voor je AP-team
Lagere koste
Beheer de groeiende factuurvolumes zonder personeel toe te voegen, en geef minder uit aan printen, verzending en kopiëren.Minder fouten
AI en Vendor Intelligence verzamelen de details voor je, waardoor de typfouten die bij handmatige invoer horen worden verminderd.Hogere productiviteit
Facturen worden sneller goedgekeurd, zodat je de vervaldatums bijhoudt en de maandafsluiting rustiger aanvoelt.Ga papierloos
Gescande papieren facturen worden net als digitale facturen vastgelegd, wat helpt om die eindeloze stapels documenten te elimineren.Makkelijkere toegang
Elk document is doorzoekbaar in je digitale archief, dus elke factuur is snel te vinden wanneer nodig.Betere beveiliging
Minder mensen behandelen gevoelige gegevens, en ingebouwde fraudecontroles markeren wijzigingen aan de bankrekening, het btw-nummer of het telefoonnummer van een leverancier.
Laat AI en Vendor Intelligence je dataverzameling verzorgen
Continia Document Capture legt automatisch binnenkomende facturen en andere documenttypes voor je vast en verwerkt ze, zodat je team zich kan richten op het beoordelen en goedkeuren in plaats van het invoeren van data. Jij bepaalt hoeveel je op AI vertrouwt en waar je eigen regels van toepassing zijn, en je blijft bij elke stap in controle.
AI-gegevensverzameling
AI-gestuurde dataverzameling herkent de belangrijkste details op elke factuur, zoals leverancier, factuurnummer, data, bedragen en BTW, en vult deze voor je in, zelfs op lay-outs die het nog niet eerder heeft gezien. Met contextbewuste vastlegging leest het ook individuele factuurregels en stelt het de juiste rekening per regel voor, op basis van je eerdere facturen. Je kunt ook instructies geven, zoals hoe je tekst kunt combineren of bedragen berekent op basis van door jullie ingestelde voorwaarden.
Vendor Intelligence
AI is geweldig in het lezen van facturen, maar het betalen ervan zou geen giswerk moeten zijn. Met Vendor Intelligence stel je elke leverancier slechts één keer per documenttype in. Het onthoudt je keuzes en past die toe op elk toekomstig document van die leverancier, waardoor je consistente verwerking hebt met duidelijke tracering voor audits.
Uw geautomatiseerd factuurproces, stap voor stap
01
Je ontvangt een factuur
Facturen die als PDF worden verzonden, landen automatisch in Business Central. Papieren facturen kunnen direct worden gescand met een netwerkscanner.
04
De factuur wordt gematcht
Automatische 3-way matching vergelijkt de factuur met de bijbehorende inkooporder en het ontvangstbewijs.
02
AI legt de factuur vast
Terwijl de factuur wordt geïmporteerd in het documentdagboek, herkent Vendor Intelligence de leverancier en koppelt AI de factuurgegevens aan de velden die je hebt gedefinieerd. Zo bepaal je precies wat er wordt vastgelegd.
05
Het document is geregistreerd
Registreer het document, en Document Capture maakt automatisch een inkoopfactuur aan in Business Central van alles wat het heeft vastgelegd.
03
Je bekijkt de details
Je controleert de door AI vastgelegde details en de door AI voorgestelde accounts in het documentdagboek. Alles wat niet zeker is, is makkelijk te herkennen en op te lossen.
06
De factuur wordt goedgekeurd en verzonden
De factuur wordt automatisch doorgestuurd voor goedkeuring via Business Central of het Continia Web Approval Portal. Na goedkeuring wordt deze geboekt, klaar voor betaling en veilig gearchiveerd voor controles.
Verwerk naadloos alle documenttypen
Document Capture gaat veel verder dan inkoopfacturen. Het legt ook verkooporders, credit memo's, leveringsnota's en contracten vast, waarbij voor elk de juiste details worden geselecteerd. Je beheert ze allemaal op één plek: het documentdagboek
Heb je nog iets nodig? Maak je eigen documentcategorieën voor alles wat je bedrijf ontvangt.
Sla document vastlegging helemaal over met e-facturatie
AI verwerkt PDF-facturen snel. E-facturen worden vrijwel direct verwerkt. Een e-factuur komt binnen als gestructureerde data, dus er is niets te lezen of te herkennen, en elk detail gaat direct in het juiste veld in Business Central.
Met het Continia Delivery Network komen de e-facturen van je leveranciers direct binnen in Document Capture. Met de juiste regels kunnen ze automatisch worden geregistreerd en zelfs verstuurd, zonder dat iemand ze hoeft aan te raken. Lees meer over e-facturering →
Geen capture stap
De factuurgegevens zijn direct klaar om te gebruiken zodra ze binnenkomen.
Voor alles één plek
E-facturen en PDF-facturen lopen door hetzelfde documentjournaal.
Directe verwerking
Je regels registreren en boeken automatisch e-facturen
Klaar voor wat komen gaat
Maak verbinding met het Peppol-netwerk zodra e-facturering in meer landen verplicht wordt.
Moderniseer je AP-proces met AI en Vendor Intelligence
Bekijk zelf de voordelen in een demo met onze Document Capture-specialisten en ontdek hoeveel tijd en geld uw team kan besparen op factuurverwerking.
Boek een demo