Document Capture

Flujo completo de trabajo de digitalización de facturas para usuarios de Business Central 

Document Capture es una solución integral diseñada para importar, registrar, aprobar, contabilizar y archivar facturas de compra y abonos directamente en Business Central. Otros tipos de documentos, tales como los pedidos de venta o albaranes, pueden gestionarse tambien de forma sencilla, todo ello con una mínima intervención del usuario. De este modo, le permite ahorrar tiempo y esfuerzos y eliminar procesos manuales en su ERP.

Certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria

Continia Document Capture, es una solución certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. De esta manera, todas las facturas digitalizadas con Document Capture, tienen validez en todo el territorio español. Esta solución está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria según lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución de 24 de octubre de 2007 y siguiendo el procedimiento contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril de 2007.

Descripción general de la funcionalidad

Esencial

Contiene toda la funcionalidad básica para gestionar facturas de compra y abonos, tanto en formato PDF como documentos electrónicos, y le permite reconocer campos de cabecera a través de procesamiento OCR.

Requerido
  • Configuración e instalación automatizada

    Benefíciese de una instalación rápida y sencilla, con nuestra configuración estándar predefinida al comenzar.

  • Direcciones de correo electrónico dedicadas

    Reciba documentos PDF y XML en direcciones de correo electrónico dedicadas para ello, proporcionadas por Continia.

  • Galardonado reconocimiento OCR

    Reconozca la información de la cabecera mediante OCR, tal y como el número y la fecha de la factura, la fecha de vencimiento, los importes totales, etc.

  • Gestione todos los formatos XML

    La solución incorpora formatos listos para usar: PEPPOL BIS 3, OIOUBL, OIOXML, UBL, EHF, SVEFAKTURA, EBINTERFACE, XRECHNUNG.
    Se pueden agregar otros formatos de forma simple, mediante nuestra sencilla configuración.

  • Facturas de compra y abonos

    Cree facturas de compra y abonos en su sistema, a partir de los documentos en PDF reconocidos con OCR.

  • Funcionalidad manual de dividir y unir

    Divida manualmente un grupo de facturas, incluido en un único documento PDF, en varias facturas individuales

  • Plantillas y campos configurables

    Configure campos personalizados para reconocer en facturas y abonos, tales como códigos de dimensión.

  • Procesamiento y registro por lotes

    Registre facturas y abonos de uno en uno o todos de una vez.

  • Archivo completo de documentos

    Encuentre y visualice el documento PDF y XML original de una factura en segundos, mediante la funcionalidad estándar de navegación incorporada.

  • Funcionalidad arrastrar y soltar

    Adjunte cualquier archivo a una factura, abono o proveedor mediante la funcionalidad de arrastrar y soltar.

Captura avanzada

Este módulo es relevante si tiene facturas y abonos complejos que procesar, otros tipos de documentos, distintas compañías o necesita capturar líneas en los documentos.

Funcionalidad adicional
  • Reconocimiento de líneas

    Reconozca líneas en una factura o abono y transfiéralas a líneas de compra.

  • Tipos de documentos ilimitados

    Cree y procese otros tipos de documentos, como pedidos de venta, contratos, albaranes, etc.

  • Funcionalidad automatizada de dividir y unir

    Divida automáticamente un grupo de facturas, incluido en un único documento PDF, en varias facturas individuales.

  • Identificación de la compañía

    Reciba todos los documentos en una dirección de correo electrónico y distribúyalos automáticamente a las empresas adecuadas.

Vinculación con pedidos

Vincule facturas de compra con pedidos existentes en su sistema, albaranes, pedidos de devolución y envíos de devolución registrados.

Funcionalidad adicional
  • Vinculación automatizada

    Vincule las facturas y abonos automáticamente con pedidos de compra, albaranes, pedidos de devolución o confirmaciones de envío.

  • Vinculación automatizada a nivel de cabecera

    Vincule las facturas según número de pedido e importe total con su correspondiente pedido de compra o albarán.

  • Vinculación automatizada línea a línea*

    Establezca vinculaciones mediante el número de artículo del proveedor, la cantidad, el precio unitario y el importe de la línea para encontrar las líneas de pedido de compra o las líneas de albarán correspondientes.


    Tenga en cuenta que esta funcionalidad requiere el módulo Advanced Capture.

  • Resumen de vinculaciones

    Obtenga una visión general de las líneas de vinculación automática o de las líneas de vinculación manual.

Aprobación de documentos

Este módulo añade un amplio rango de funcionalidades que son necesarias para gestionar un flujo de aprobación completo en la mayor parte de compañías.

Funcionalidad adicional
  • Continia Web Approval Portal

    Permite disponer de las mismas oportunidades a la hora de aprobar facturas y otros documentos a todos aquellos empleados que no disponen de acceso directo a Continia Document Capture 365.
    Sin importar donde se encuentre el empleado o que dispositivo esté utilizando, todo lo que necesita para acceder y aprobar documentos es una conexión a internet.

    IMPORTANTE: El Portal de Aprobación Web de Continia requiere de al menos un usuario Team Member de Microsoft Business Central.

  • Aprobación automatizada

    Configure la aprobación automática de facturas y abonos si los importes se encuentran dentro de los umbrales predefinidos (requiere el módulo de Vinculación con pedidos).

  • Flujos de aprobación

    Configure un número ilimitado de flujos de aprobación y asígnelos a facturas individuales o a todas las facturas de proveedores específicos.

  • Compartir aprobación

    Emplee el uso compartido de aprobaciones para compartir la aprobación de un usuario con otro, o configúrelo para permitir que un gestor vea todas las aprobaciones dentro de su departamento.

  • Aprobación forzada

    Permita a un usuario forzar la aprobación de facturas y abonos, siempre que las políticas de la compañía lo permitan.

  • Documentos en espera

    Ponga una factura o abono en espera para mostrar que se ha revisado, pero aún no está lista para aprobar.

  • Fuera de la oficina

    Configure un sustituto para gestionar las aprobaciones de un aprobador, cuando este se encuentre fuera de la oficina por un período de tiempo prolongado.

  • Reenvío de documentos

    Permite a un aprobador reenviar facturas o abonos manualmente a un usuario específico.

  • Validación de cantidad y dimensión

    Asegúrese de que la suma de todas las líneas de compra coincide con el importe total de la factura de compra o abono recibido.

  • Permisos de dimensión y cuenta

    Le permite hacer cumplir las políticas de la empresa sobre que usuario puede aprobar qué cuentas y dimensiones.

  • Seguimiento completo de auditoría

    Durante el proceso de aprobación, se registra cada versión de una factura de compra o abono, por lo que siempre puede comprobar quién aprobó qué y cuándo.

  • Asignaciones de compra prepublicación

    Permite contabilizar los importes totales en el libro de contabilidad general cuando una factura o abono no cuenta aún con aprobación.

Descubra aún más beneficios

Documentación 

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Documentación

Requisitos del sistema para on-premises

Requisitos del sistema para Business Central online

Resumen de la versión 

Los clientes on-premises pueden beneficiarse de la actualización a versiones más nuevas y obtener más valor con las últimas funciones, actualizaciones y mejoras técnicas. Obtenga una descripción general de las funciones próximas y ya publicadas aquí.

Resumen de la versión

Hoja de ruta para las próximas versiones

Informacion del usuario 

Nuestros manuales de usuario proporcionan una explicación detallada de cómo realizar varios procesos, incluida la instalación y la configuración. También encontrará una lista detallada de países admitidos para la importación de documentos electrónicos.

Manuales de usuario

Importación de documentos electrónicos

Socios tecnológicos