Expense Management

Gestión completa de gastos en Business Central, tanto gastos en efectivo como gastos con tarjeta de crédito

Continia Expense Management permite a sus empleados el envío de gastos pagados tanto con tarjetas de crédito, personales o corporativas, como con efectivo. Asimismo, permite tambien registrar gastos de kilometraje o dietas. Al tratarse de una solucion totalmente integrada con Business Central, podrá gestionar todos los aspectos de la gestión de sus gastos directamente desde su ERP, sin necesidad de cambiar de interfaz. Además, gracias a su avanzado proceso de aprobación de gastos y su estrecha integración con Google Maps y los principales proveedores de tarjetas de crédito, podrá disponer de funcionalidades adicionales para aumentar la eficacia de su gestión de gastos.

Certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria

Continia Document Capture, es una solución certificada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. De esta manera, todas las facturas digitalizadas con Document Capture, tienen validez en todo el territorio español. Esta solución está homologada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria según lo dispuesto en el artículo 8 de la Resolución de 24 de octubre de 2007 y siguiendo el procedimiento contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril de 2007.

Descripción general de la funcionalidad

Esencial

Funcionalidad básica para gestionar gastos. Debe agregar el número de usuarios de Expense.

Funcionalidad Básica
  • Disponible en la Expense App, en Expense Portal, en Web Approval Portal y en Business Central

    Permite a los usuarios enviar y aprobar gastos.

  • Expense App para iOS y Android

    A través de la Expense App, puede enviar sus gastos sobre la marcha en tan solo unos pasos:
    haga una fotografía, rellene los campos obligatorios, envíela para su aprobación.

  • Continia Expense Portal

    Al igual que ocurre con la Expense App para dispositivos móviles, los usuarios también tienen acceso al Portal de gastos de Continia. Los usuarios de Expense pueden elegir enviar sus gastos a través de la Expense App en su smartphone o a través del Portal de gastos de Continia desde un PC o una tablet.

  • Continia Web Approval Portal

    Cualquier aprobador sin acceso directo a Continia Expense Management 365, puede obtener acceso para aprobar gastos a través del Portal de aprobación web de Continia. El único requisito es tener acceso a Internet.
    Importante:
    Cada aprobador que requiera acceso al Portal de aprobación web de Continia necesita de una licencia Team Member de Microsoft Business Central como mínimo.

  • Flujo de trabajo de aprobación

    Configure un flujo de aprobación directamente en Continia Expense Management 365.
    Como aprobador, puede ver toda la información sobre el gasto, incluido el recibo adjunto.
    En el flujo de aprobación, puede aceptar, rechazar, poner en espera o reenviar a otro aprobador. También puede agregar comentarios y archivos adjuntos.

  • Adjuntar foto de un recibo

    Puede adjuntar un número ilimitado de fotos a un gasto.

  • Adjuntar documentos en PDF

    Puede agregar un documento en PDF a los gastos nuevos o a aquellos enviados con anterioridad.

  • Creación de liquidaciones

    Con las liquidaciones, puede agrupar diferentes tipos de documentos, como gastos, kilometraje y dietas, ya sean de un viaje, proyecto o período específico. Una liquidación proporciona una buena visión general para el usuario de Expense. Asimismo, el aprobador puede ver todos los documentos y aprobarlos de forma conjunta en lugar de tener que aprobar un solo documento cada vez.

  • Campos configurables

    Toda la configuración de los campos que se muestran en la App se gestiona directamente desde Dynamics 365 Business Central.

  • Archivo automático

    Recupere los documentos originales mediante la función estándar de navegación de Dynamics 365 Business Central.

  • Creación de plantillas

    Ofrece la posibilidad de crear plantillas para los gastos recurrentes.

Tarjetas de crédito

Las transacciones relacionadas con las tarjetas de crédito se importan a Dynamics Business Central.

Funcionalidad adicional
  • Integración de las tarjetas de crédito corporativas

    Puede importar transacciones con tarjetas de crédito corporativas automáticamente en Business Central.
    Expense Management vinculará las transacciones a los gastos registrados.
    Recibirá una notificación directamente en la aplicación.

  • Vinculación automática

    Puede configurar criterios de vinculación en Business Central para cotejar las transacciones con tarjetas de crédito importadas con los gastos enviados.

  • Información de la transacción utilizada para los gastos

    El sistema utilizará la información de la transacción con tarjeta de crédito para generar un gasto. Como usuario de Expense, solo tiene que proporcionar información adicional, si es necesario, y adjuntar un recibo al mismo.

  • Recordatorios

    Se enviarán recordatorios a los usuarios de Expense si faltan recibos.

Kilometraje

Para aquellos usuarios que viajen, incluye una funcionalidad para gestionar los gastos de kilometraje sobre la marcha.

Funcionalidad adicional
  • Disponible en la Expense App, en Expense Portal, en Web Approval Portal y en Business Central

    Permite a los usuarios registrar y aprobar kilometrajes.

  • Envío de kilometrajes desde un smartphone o desde Expense Portal

    Puede enviar kilometrajes directamente desde su teléfono iPhone o Android, mediante la Expense App.
    También puede enviar kilometrajes desde el Portal de gastos.

  • Registro del kilometraje mediante integración con Google Maps

    La integración con Google Maps asegura un registro correcto para cada kilometraje, lo cual garantiza un reembolso adecuado del gasto.

  • Puntos de paso para el kilometraje

    Ofrece la posibilidad de agregar puntos de paso a su ruta.

  • Vista de la ruta del kilometraje en Business Central

    Los detalles del kilometraje registrado se muestran directamente en Business Central, incluyendo una imagen de la ruta.

  • Captura de ubicación

    La ubicación del GPS se captura para facilitar la creación de kilometrajes.

  • Creación de plantillas

    Cree plantillas para rutas recurrentes.

Dietas

Registre las dietas concedidas a los empleados para cubrir los gastos relacionados con sus viajes.

Funcionalidad adicional
  • Disponible en la Expense App, en Expense Portal, en Web Approval Portal y en Business Central

    Es muy fácil enviar y aprobar dietas directamente desde la Expense App en dispositivos móviles iOS o Android.
    También puede enviar y aprobar dietas desde el Portal de gastos.

  • Cálculo de días y comidas

    Calcule el gasto en días y comidas, incluyendo los requisitos especiales de cada país.

  • Configuración de tasas y cálculo de importes

    Gestione todo lo relacionado con las dietas, incluyendo la configuración de las tasas y el cálculo de los importes, directamente en Business Central.

  • Creación de plantillas

    Puede configurar fácilmente tanto tasas como campos específicos obligatorios directamente desde Business Central.

Descubra aún más beneficios 

Documentación 

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Documentación

Requisitos del sistema para on-premises

Requisitos del sistema para Business Central online

Resumen de la versión 

Los clientes on-premises pueden beneficiarse de la actualización a versiones más nuevas y obtener más valor con las últimas funciones, actualizaciones y mejoras técnicas. Obtenga una descripción general de las funciones próximas y ya publicadas aquí.

Resumen de la versión

Hoja de ruta para las próximas versiones

Informacion del usuario 

Nuestros manuales de usuario proporcionan una explicación detallada de cómo realizar varios procesos, incluida la instalación y la configuración. También encontrará una lista detallada de países admitidos para la importación de documentos electrónicos.

Manuales de usuario

Descripción general de la tarjeta de crédito

Socios tecnológicos