Expense Management

Nutzen Sie Business Central, um Belege mit Bar- und Kreditkartenausgaben abzugleichen

Verfolgen Sie die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter sowohl im Büro als auch von unterwegs - in Echtzeit. Die Lösung ermöglicht eine einfachere Erfassung von geschäftsbezogenen Ausgaben und Reiseaktivitäten mit Business Central, der einzigartigen Continia Expense App und dem Web Portal.

Feature Übersicht für Expense Management

Essential

Basisfunktionen für die Spesenabrechnung. Geben Sie an, wie viele Benutzer Expense nutzen sollen.

Basisfunktionen
  • Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central

    Ermöglicht Benutzern das Einreichen von Spesen.

  • Expense-App für iOS und Android

    Mit der Continia-Expense-App können Sie Ihre Spesen unterwegs in wenigen Schritten einreichen:
    Foto machen, erforderlichen Felder ausfüllen, abschicken.

  • Continia-Expense-Portal

    Neben der Expense-App für mobile Geräte können Benutzer auch das Continia-Expense-Portal verwenden. Expense-Benutzer können wahlweise die Expense-App auf dem Smartphone oder das Continia-Expense-Portal am PC oder auf dem Tablet nutzen.

  • „Continia Web Approval“-Portal

    Wenn Sie Spesen genehmigen müssen, aber keinen direkten Zugriff auf Continia Expense Management 365 haben, können Sie stattdessen das „Continia Web Approval“-Portal verwenden. Sie benötigen dafür lediglich einen Internetzugang.
    Wichtig:
    Zur Nutzung des „Continia Web Approval“-Portals wird ist eine „Team Member“-Lizenz für Microsoft Business Central erforderlich.

  • Genehmigungsprozess

    Sie richten den Genehmigungsprozess direkt in Continia Expense Management 365 ein.
    Als Genehmigungsberechtigter können Sie auf alle Spesenangaben einschließlich des angehängten Belegs zugreifen.
    Im Genehmigungsprozess haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können Spesen akzeptieren, ablehnen, zurückstellen oder sie an einen anderen Genehmiger weiterleiten. Außerdem können Sie Kommentare und Anhänge hinzufügen.

  • Belegfoto anhängen

    Fügen Sie allen Belegen beliebig viele Fotos hinzu.

  • PDF-Dokument an Beleg anhängen

    Sie können neuen und bestehenden Belegen ein PDF-Dokument hinzufügen.

  • Abrechnungen erstellen

    Mit Abrechnungen können Sie verschiedene Arten von Dokumenten (z. B. Spesen, km-Pauschalen und Verpflegungspauschalen) für eine bestimmte Reise, ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Zeitraum gruppieren. In der Abrechnung sieht der Expense-Benutzer alle Daten auf einen Blick. Der Genehmiger kann alle Dokumente gleichzeitig betrachten und genehmigen, statt sie einzeln abzuarbeiten.

  • Zusätzliche konfigurierbare Felder

    Die Konfiguration der in der App angezeigten Felder erfolgt direkt in Dynamics 365 Business Central.

  • Automatisches Archiv

    Rufen Sie die Originalbelege mit der Standardfunktion „Navigate“ in Dynamics 365 Business Central ab.

  • Vorlagen erstellen

    Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Spesen.

Kreditkartenintegration

Kreditkartentransaktionen werden in Dynamics Business Central importiert.

Enthaltene Funktionen
  • Integration von Firmenkreditkarten

    Sie können Firmenkreditkartentransaktionen automatisch in Business Central importieren.
    In Expense Management werden diese mit registrierten Spesen verknüpft.
    Sie erhalten eine Benachrichtigung direkt in der App.

  • Automatischer Abgleich

    Sie können in Business Central Kriterien festlegen, um die importierten Kreditkartentransaktionen automatisch den eingereichten Spesen abgleichen zu lassen.

  • Für Spesen verwendete Transaktionsdaten

    Aus den Daten einer Kreditkartentransaktion werden automatisch Spesenbelege erzeugt. Als Expense-Benutzer müssen Sie vor dem Abschicken lediglich ggf. erforderliche Zusatzinformationen eingeben und einen Beleg anhängen.

  • Erinnerungen

    Wenn Belege fehlen, werden Expense-Benutzer darauf hingewiesen.

Fahrtkosten

Die Erfassung von Fahrtkosten (km-Pauschalen) wird ebenfalls unterstützt.

Enthaltene Funktionen
  • Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central

    Benutzer können den Kilometerstand von Reisen erfassen.

  • Kilometerstand per Smartphone oder Expense-Portal übermitteln

    Sie können den Kilometerstand direkt aus der Expense-App auf einem iPhone oder Android-Smartphone einreichen.
    Sie können die gefahrenen Kilometer auch im Expense-Portal eingeben.

  • Streckenerfassung mit Google-Maps-Integration

    Die Integration mit Google Maps ermöglicht jedes Mal eine korrekte Erfassung und sichert so die korrekte Auszahlung.

  • Zwischenziel zur Strecke hinzufügen

    Sie können Zwischenziele zu Ihrer Strecke hinzufügen.

  • Darstellung der Strecke in Business Central

    Die erfassten Entfernungen werden direkt in Business Central angezeigt, einschließlich eines Bilds der Fahrtstrecke.

  • Ort erfassen

    Für die einfache Fahrtenbucherstellung kann der aktuelle GPS-Standort verwendet werden.

  • Vorlagen erstellen

    Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Strecken.

Verpflegungspauschalen

Sie können Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen hinterlegen, die Mitarbeiter für geschäftliche Reise erhalten.

Enthaltene Funktionen
  • Verfügbar in der Expense-App, im Expense-Portal, im Web-Approval-Portal und in Business Central

    Einfache Erfassung, Übermittlung und Genehmigung von Verpflegungspauschalen direkt über die Expense-App für iOS oder Android
    Sie können Pauschalen auch über das Expense-Portal einreichen und genehmigen.

  • Berechnung von Tagen und Mahlzeiten

    Berechnen Sie die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für Tage und Mahlzeiten unter Berücksichtigung der Regeln und Vorschriften für einzelne Länder.

  • Sätze einrichten, Beträge berechnen

    Verwalten Sie alle Angaben zu den Pauschalen direkt in Business Central, zum Beispiel die Einzelbeträge. Auch die Summe können Sie direkt berechnen lassen.

  • Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen

    Sie können Tagessätze direkt über die Expense-App für iOS oder Android einreichen.
    Sie können Tagessätze auch über das Expense-Portal einreichen.

  • Vorlagen erstellen

    In Business Central können Sie problemlos wiederkehrende Pauschalen festlegen und bestimmte Felder einrichten.

Entdecken Sie noch mehr Vorteile

Dokumentation  

Besuchen Sie Continia Docs, um eine Dokumentation zu finden, die sich an Endbenutzer, Entwickler und IT-Experten richtet. 

Dokumentation

Systemvoraussetzungen für on-premises

Systemvoraussetzungen für Business Central Online

Versionsübersicht 

On-Premise-Kunden können von einem Upgrade auf neuere Versionen profitieren und mit den neuesten Funktionen, Updates und technischen Verbesserungen einen Mehrwert erzielen. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über kommende und bereits veröffentlichte Features. 

Versionsübersicht

Roadmap für kommende Versionen

Nutzerinformation 

In unseren Benutzerhandbüchern finden Sie ausführliche Erläuterungen zur Durchführung verschiedener Prozesse, einschließlich Installation und Konfiguration sowie Konfiguration und unterstützte Kreditkarten. 

Nutzerinformation

Kreditkartenübersicht

Technologiepartner