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Document Capture
Generative KI für die Rechnungserfassung in Business Central
Generative KI erkennt selbst komplexe Rechnungen. Mit eigenen Anweisungen bestimmen Sie, wie die Daten in Document Capture aufbereitet werden.
Komplexe Rechnungen mit weniger manuellem Aufwand verarbeiten
In fast jedem Unternehmen gibt es Lieferanten, deren Rechnungen aufgrund wechselnder Layouts, ungewöhnlicher Strukturen oder schwer zuzuordnender Daten immer wieder manuell nachbearbeitet werden müssen. Genau hier setzt GenAI Capture in Continia Document Capture an: Die Funktion erkennt auch komplexe Rechnungslayouts und bereitet die Daten anhand einfacher Anweisungen in Ihren eigenen Worten auf.
So funktioniert GenAI Capture
Ein Prompt erfasst alle benötigten Daten
Ob Kopfdaten einer einseitigen Abrechnung oder sämtliche Positionen einer umfangreichen Einkaufsrechnung: Eine einzige KI-Anfrage kann alle benötigten Informationen erfassen.
Anweisungen auf vier Ebenen
Die Verarbeitung wird durch vier Ebenen gesteuert: Continia-Standards, Unternehmensregeln, in der Vorlage gespeicherte Anweisungen für den Lieferanten und einmalige Anweisungen für Ausnahmen.
Gezielt aktivieren
Aktivieren Sie die Funktion nur für die Vorlagen besonders aufwendiger Lieferanten. Alle übrigen Belege werden weiterhin mit der Standarderkennung verarbeitet.
Regeln einmal festlegen
Hinterlegen Sie Anweisungen in einer Kreditorenvorlage. Diese gelten dann für alle künftigen Rechnungen des Lieferanten. Ergänzen Sie auch unternehmensweite Regeln wie „Zeilenbeschreibungen immer auf Deutsch ausgeben“.
Beliebige Felder erfassen
Fehlt eine Angabe? Sagen Sie der KI, wonach sie suchen soll, etwa „Bestellnummer des Kunden im Bemerkungsfeld finden“. Der Wert wird automatisch eingetragen.
VORTEILE
Darum entscheiden sich Finance Teams für GenAI Capture
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Weniger manuelle Arbeit. Ihr Team in der Kreditorenbuchhaltung kann sich auf die Prüfung statt auf die erneute Dateneingabe konzentrieren.
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Auch für komplexe Rechnungen. Selbst schwierige Belege lassen sich direkt verarbeiten.
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Präzise Zeilenerkennung. Jede Position wird korrekt ihrer Rechnung zugeordnet.
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In wenigen Minuten einsatzbereit. Passen Sie Ihre Anweisungen jederzeit an neue Anforderungen an.
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Gewohnte Abläufe. GenAI Capture fügt sich in Ihre bestehenden Prozesse in Business Central ein.
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Flexibel und kontrollierbar. Wechseln Sie jederzeit zwischen generativen KI-Modellen.
INDIVIDUELLE KI-ANWEISUNGEN
Beschreiben Sie einfach, was Sie benötigen
GenAI Capture erkennt nicht nur Rechnungsdaten, sondern kann diese auch passend zu Ihren Geschäftsprozessen aufbereiten. Beschreiben Sie in Ihren eigenen Worten, was die KI tun soll. Mehrere Anweisungen lassen sich in einem Prompt kombinieren. Was Sie einem Kollegen erklären können, können Sie auch der KI erklären – besondere Prompt-Kenntnisse sind nicht erforderlich.
Zeilen kombinieren
Fassen Sie ähnliche Positionen zusammen und machen Sie aus langen Rechnungen übersichtliche Belege.
„Pro Fahrzeug eine Zeile je Produkttyp erstellen.“
Zeilen zusammenfassen
Führen Sie zusammengehörige Kosten in einer neuen Zeile zusammen, damit kleinere Beträge die Rechnung nicht unübersichtlich machen.
„Versand- und Portokosten in einer Zeile zusammenfassen.“
Zeilen auslassen
Schließen Sie nicht benötigte Positionen anhand von Preis, Chargennummer oder anderen Kriterien aus.
„Alle Zeilen mit einem Preis von null auslassen.“
Zeilen sortieren
Ordnen Sie die Positionen so, wie es für Prüfung und Buchung am sinnvollsten ist.
„Zeilen nach Fahrzeugnummer sortieren.“
Beschreibungen anpassen
Übersetzen Sie Zeilenbeschreibungen oder ersetzen Sie diese durch einen gewünschten Text.
„Jede Zeilenbeschreibung durch Lieferantenname und Produkttyp ersetzen.“
Regeln anwenden
Weisen Sie anhand eigener Bedingungen automatisch Werte zu, damit die Positionen richtig kontiert werden.
„Allen Software- und Lizenzpositionen den Abteilungscode IT zuweisen.“
Felder ausfüllen
Ergänzen Sie benötigte Werte in jeder Zeile, auch wenn diese nicht auf der Rechnung stehen.
„Für alle Zeilen einen Abgrenzungszeitraum von 12 Monaten festlegen.“
Berechnungen durchführen
Berechnen Sie Gesamtmengen und Stückkosten neu, wenn Positionen zusammengefasst werden.
„Die Stückkosten jeder zusammengefassten Zeile neu berechnen.“
KONTROLLE ÜBER DEN KI-EINSATZ
KI nach Ihren Vorgaben einsetzen
Wer KI in Finanzprozesse integriert, muss die Kontrolle behalten. GenAI Capture ist so konzipiert, dass Ihre bestehenden Kontrollmechanismen erhalten bleiben.
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Volle Kontrolle. Nur Administratoren können den KI-Anbieter einrichten und KI-Funktionen aktivieren. Ohne bewusste Freigabe wird nichts eingeschaltet.
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Ihre Regeln gelten. Die KI berücksichtigt die Felder und Regeln Ihrer Vorlagen und gleicht jeden Beleg mit den Daten in Business Central ab.
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Klar begrenzte Aufgaben. Die KI kann ausschließlich Feldwerte ausfüllen. Sie kann weder buchen noch Daten löschen oder andere Aktionen ausführen.
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Lückenlose Nachverfolgbarkeit. Jeder KI-Durchlauf wird protokolliert. So können Sie nachvollziehen, wann die KI eingesetzt wurde, welche Anweisungen galten und wer sie ausgeführt hat.
Nutzen Sie Ihren eigenen KI-Anbieter
Das Continia AI Framework bildet die Grundlage dafür, Ihre eigene KI in Business Central einzusetzen. Für GenAI Capture benötigen Sie ein eigenes Abonnement bei einem der unterstützten Anbieter: Claude, ChatGPT, Gemini oder Azure OpenAI.
Sie sind nicht an einen Anbieter gebunden und entscheiden selbst, welches Modell welche Aufgabe übernimmt. Continia empfiehlt für jede Aufgabe und jeden KI-Anbieter ein sorgfältig ausgewähltes Standardmodell. Damit können Sie direkt starten und Ihre Auswahl jederzeit ändern.
Direkt in Business Central integriert
Viele KI-Lösungen für Finanzprozesse werden von außen an das ERP-System angebunden. Die generative KI von Document Capture ist dagegen direkt in Business Central integriert: dieselben Oberflächen, dieselbe Datenbank und dieselbe Anmeldung. Sie arbeiten wie gewohnt – mit zusätzlichen Möglichkeiten.
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Keine Umgewöhnung. Nutzen Sie GenAI Capture und hinterlegen Sie Anweisungen direkt auf der Dokumentenkarte und in den Kreditorenvorlagen, die Ihr Team bereits kennt.
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Ein durchgängiger Workflow. Rechnungen erfassen, prüfen und registrieren. Alles an einem Ort, ohne zwischen Systemen zu wechseln.
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Eine gemeinsame Datenbasis. Werte werden mit den Kreditoren, Konten und Dimensionen in Ihrer Business Central-Datenbank abgeglichen.
Generative KI für Ihre komplexesten Rechnungen
Aktivieren Sie GenAI Capture gezielt für die Lieferanten, deren Rechnungen besonders viel Aufwand verursachen und behalten Sie Ihre gewohnten Abläufe in Business Central bei.
Document Capture entdeckenFAQ
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Was ist der Unterschied zwischen AI Capture und GenAI Capture?
GenAI Capture ist eine eigenständige Funktion auf Basis großer Sprachmodelle (Large Language Models, LLMs). Sie verarbeitet Rechnungen mit komplexen oder unbekannten Layouts und ermöglicht es, Daten mit individuellen Prompts aufzubereiten. In Document Capture steht dafür eine eigene Seite namens „Continia AI-Funktionen“ zur Verfügung.
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Was unterscheidet die Rechnungserfassung mit OCR von der Erfassung mit LLMs?
OCR erkennt Text an festgelegten Positionen und arbeitet mit Vorlagen. LLMs betrachten die gesamte Rechnung im Zusammenhang, erkennen die Bedeutung einzelner Werte, verarbeiten unbekannte Layouts und setzen Anweisungen in einfacher Sprache um.
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Welche KI-Anbieter kann ich für diese Funktion nutzen?
Claude, ChatGPT, Gemini und Azure OpenAI – jeweils mit eigenem Abonnement. Continia empfiehlt für jede Aufgabe ein Standardmodell. Sie können jederzeit wechseln.
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Kann die generative KI von Document Capture Daten in Business Central buchen oder ändern?
Nein. Sie kann ausschließlich Feldwerte im erfassten Beleg ausfüllen. Buchungen, Löschungen oder andere Aktionen kann sie nicht ausführen.
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Welche Belegarten werden unterstützt?
Document Capture kann weit mehr als Einkaufsrechnungen verarbeiten. Für Belegarten und -kategorien gibt es keine grundsätzliche Beschränkung. Standardmäßig lassen sich unter anderem Verkaufsaufträge, Gutschriften, Lieferscheine, Vorauszahlungen und Verträge erfassen und die jeweiligen Informationen auslesen. GenAI Capture unterstützt außerdem Ihre eigenen benutzerdefinierten Kategorien. Alle Belege verwalten Sie zentral im Belegjournal.
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Werden meine Rechnungsdaten zum Trainieren von KI-Modellen verwendet?
Document Capture selbst löst auf Seiten der generativen KI kein Training oder Update des Modells aus. Ob Daten anderweitig verwendet werden, hängt unter anderem von den Einstellungen Ihres Kontos beim jeweiligen KI-Anbieter (z. B. OpenAI oder Anthropic) und dessen Umgang mit den Daten ab.
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Wie wird GenAI Capture abgerechnet?
Die Abrechnung erfolgt direkt über Ihr eigenes Abonnement beim KI-Anbieter und richtet sich nach der Anzahl der Tokens pro Beleg. Die Kosten hängen von Länge und Inhalt des Dokuments, Ihren Anweisungen, dem gewählten Modell und der Anzahl der auszufüllenden Felder ab. Je mehr Felder Ihre Vorlage enthält, desto höher können die Kosten ausfallen, da die Generierung der Ergebnisse den größten Kostenanteil verursacht.
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Welche Daten werden an das KI-Modell übermittelt?
Wir legen transparent offen, welche Daten die einzelnen KI-Funktionen in Document Capture an Ihr KI-Modell übermitteln. Bei GenAI Capture können Sie genau nachvollziehen, welche Rechnungsdaten an den gewählten KI-Anbieter gesendet werden. Alle Einzelheiten finden Sie in unserer Dokumentation.