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- Rechnungen schneller verarbeiten mit KI und Vendor Intelligence
Document Capture
Rechnungen schneller verarbeiten mit KI und Vendor Intelligence
Erfahren Sie, wie Document Capture manuelle Aufgaben in Ihrer Kreditorenbuchhaltung reduziert.
- ✔ Erfassen von Rechnungsdaten mit KI und Vendor Intelligence
✔ Unterstützung der Kreditorenbuchhaltung mit Document Capture
✔ Automatisierte Rechnungsverarbeitung Schritt für Schritt
✔ Verzicht auf die Datenerfassung bei E-Rechnungen
Die versteckten Kosten manueller Dateneingaben
Eine Rechnung im System zu erfassen, dauert nur wenige Minuten. Bei vielen Rechnungen summiert sich dieser Aufwand jedoch Woche für Woche zu mehreren Stunden. Da jeder Lieferant seine Rechnungen anders gestaltet, muss Ihr Team in der Kreditorenbuchhaltung die Angaben suchen, korrekt in Business Central eingeben und jede Rechnungszeile dem richtigen Konto zuordnen.
Dabei geht es nicht nur um Zeit. Tippfehler, fehlende Rechnungen oder unbemerkte Änderungen an den Bankdaten eines Lieferanten können Zahlungen verzögern oder sogar Betrug ermöglichen. Jeder Fehler muss anschließend gefunden und korrigiert werden.
So unterstützt Document Capture Ihre Kreditorenbuchhaltung
Geringere Kosten
Verarbeiten Sie steigende Rechnungsmengen ohne zusätzliches Personal und reduzieren Sie Ausgaben für Druck, Versand und Kopien.Weniger Fehler
KI und Vendor Intelligence erfassen die Angaben automatisch und reduzieren so typische Eingabefehler.Höhere Produktivität
Rechnungen gelangen schneller zur Genehmigung. So behalten Sie Fälligkeiten im Blick und entlasten Ihr Team beim Monatsabschluss.Weniger Papier
Auch gescannte Papierrechnungen werden wie digitale Belege erfasst. Damit gehören wachsende Papierstapel zunehmend der Vergangenheit an.Mehr Sicherheit
Weniger Personen müssen sensible Daten bearbeiten. Integrierte Betrugsprüfungen weisen auf Änderungen an Bankverbindung, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Telefonnummer eines Kreditors hin.Einfacher Zugriff
Alle Belege sind im digitalen Archiv durchsuchbar. So finden Sie jede Rechnung schnell wieder.
Überlassen Sie die Datenerfassung KI und Vendor Intelligence
Continia Document Capture erfasst und verarbeitet eingehende Rechnungen und andere Belege automatisch. So kann sich Ihr Team auf die Prüfung und Genehmigung konzentrieren, statt Daten manuell einzugeben. Sie bestimmen selbst, in welchem Umfang Sie KI einsetzen und wo Ihre eigenen Regeln gelten. Die Kontrolle bleibt jederzeit bei Ihnen.
KI-gestützte Datenerfassung
Die KI erkennt wichtige Rechnungsangaben wie Kreditor, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Mehrwertsteuer und trägt diese automatisch ein – auch bei bislang unbekannten Rechnungslayouts. Dank kontextbezogener Erfassung liest sie zudem einzelne Rechnungszeilen aus und schlägt anhand früherer Rechnungen die passenden Konten vor. Sie können auch eigene Anweisungen hinterlegen, etwa um Texte zusammenzuführen oder Beträge nach festgelegten Bedingungen zu berechnen.
Vendor Intelligence
KI kann Rechnungen zuverlässig auslesen. Bei der anschließenden Verarbeitung sollten Sie sich jedoch nicht auf Vermutungen verlassen müssen. Mit Vendor Intelligence legen Sie Ihre Vorgaben für jeden Kreditor und jede Belegart einmalig fest. Das System merkt sich Ihre Einstellungen und wendet sie auf künftige Belege desselben Kreditors an. Das sorgt für eine einheitliche Verarbeitung und einen nachvollziehbaren Prüfverlauf.
Ihre automatisierte Rechnungsverarbeitung – Schritt für Schritt
01
Eine Rechnung geht ein
Per E-Mail versendete PDF-Rechnungen gelangen automatisch in Business Central. Papierrechnungen können Sie direkt mit einem Netzwerkscanner einscannen.
04
Die Rechnung wird abgeglichen
Der automatische Drei-Wege-Abgleich vergleicht die Rechnung mit der zugehörigen Bestellung und dem Wareneingang.
02
Die KI erfasst die Rechnung
Beim Import ins Belegjournal erfasst die KI die wichtigsten Angaben. Vendor Intelligence erkennt den Kreditor und wendet die für ihn hinterlegten Regeln an.
05
Der Beleg wird registriert
Nach der Registrierung erstellt Document Capture aus den erfassten Daten automatisch eine Einkaufsrechnung in Business Central.
03
Sie prüfen die Angaben
Im Belegjournal prüfen Sie die von der KI erfassten Daten und vorgeschlagenen Konten. Unsichere Angaben lassen sich schnell erkennen und korrigieren.
06
Die Rechnung wird genehmigt und gebucht
Die Rechnung wird automatisch zur Genehmigung in Business Central oder an das Continia Web Approval Portal weitergeleitet. Nach der Freigabe wird sie gebucht, steht zur Zahlung bereit und wird für spätere Prüfungen archiviert.
Alle Belegarten einfach verarbeiten
Document Capture kann weit mehr als Einkaufsrechnungen verarbeiten. Auch Verkaufsaufträge, Gutschriften, Lieferscheine und Verträge werden erfasst und die jeweils relevanten Daten ausgelesen. Alle Belege verwalten Sie zentral im Belegjournal.
Sie benötigen weitere Belegarten? Legen Sie eigene Belegkategorien für die Dokumente an, die in Ihrem Unternehmen eingehen.
Mit E-Rechnungen entfällt die Datenerfassung vollständig
KI verarbeitet PDF-Rechnungen schnell. E-Rechnungen lassen sich nahezu sofort verarbeiten. Da ihre Daten bereits strukturiert vorliegen, müssen sie nicht erst ausgelesen oder erkannt werden. Alle Angaben werden direkt in die entsprechenden Felder in Business Central übernommen.
Über das Continia Delivery Network gelangen die E-Rechnungen Ihrer Lieferanten direkt in Document Capture. Mit den passenden Regeln können sie ohne manuellen Eingriff registriert und sogar automatisch gebucht werden. Mehr über E-Invoicing erfahren →
Keine Datenerfassung erforderlich
Die Rechnungsdaten stehen unmittelbar nach dem Eingang zur Verfügung.
Alles an einem Ort
E-Rechnungen und PDF-Rechnungen durchlaufen dasselbe Belegjournal.
Automatische Verarbeitung bis zur Buchung
Ihre Regeln ermöglichen es, E-Rechnungen automatisch zu registrieren und zu buchen.
Auf kommende Anforderungen vorbereitet
Verbinden Sie sich mit dem Peppol-Netzwerk, während immer mehr Länder die E-Rechnung verpflichtend einführen.
Modernisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit KI und Vendor Intelligence
Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen: In unseren Document Capture Webinaren erfahren Sie, wie viel Zeit und Kosten Ihr Team bei der Rechnungsverarbeitung sparen kann.
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