Document Capture

Vollständig digitaler Rechnungsworkflow für Business Central Anwender

Document Capture ist eine End-to-End-Lösung zum Importieren, Registrieren, Genehmigen und Archivieren von Einkaufsrechnungen und Gutschriften direkt in Business Central. Andere Belegarten können auf ähnliche, einfache Weise bei minimalem manuellem Aufwand verarbeitet werden. Dies erspart Ihnen die Zeit und den Aufwand, eingehende Dokumente manuell registrieren und eingeben zu müssen.

Feature Übersicht für Document Capture

Essential

Enthält alle Grundfunktionen zur Wahrnehmung von Eingangsrechnungen und Gutschriften, als PDF-Dateien oder elektronische Dokumente, und ermöglicht es Ihnen, Kopffelder mit Hilfe von OCR (Optische Zeichenerkennung) zu erkennen.

Mandatory
  • Automatische Einrichtung und Konfiguration

    Profitieren Sie von einer schnellen und einfachen Einrichtung, da beim Start alles mit einer Standardkonfiguration installiert wird.

  • Dedizierte E-Mail-Adressen

    Verarbeiten Sie PDF-Dokumente, die an E-Mails mit speziellen E-Mail-Adressen von Continia angehängt sind.

  • Preisgekrönte OCR Erkennung

    Erkennen Sie Kopfinformationen mittels der optischen Zeichenerkennung (OCR), wie z. Bsp. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Gesamtbeträge etc.

  • Verarbeitung von XML-Belegen

    Die Formate PEPPOL BIS 3, OIOUBL, OIOXML, UBL, EHF, SVEFAKTURA, EBINTERFACE, XRECHNUNG sind standardmäßig inkludiert. Andere Formate lassen sich durch einfache Konfiguration hinzufügen.

  • Einkaufsrechnungen und -gutschriften

    Erstellen Sie Einkaufsrechnungen und Gutschriften aus OCR-verarbeiteten PDF-Dokumenten.

  • Manuelles Aufteilen und Zusammenfügen

    Manuelles Aufteilen einer Gruppe von Rechnungen aus einem einzigen PDF-Dokument in mehrere Rechnungen oder Gutschriften. Oder auch mehrere Seiten zu einem Beleg zusammenführen.

  • Konfigurierbare Vorlagen und Felder

    Einrichten von benutzerdefinierten Feldern zur Erkennung von Rechnungen und Gutschriften, wie z. Bsp. Dimensionscodes.

  • Stapelverarbeitung und -registrierung

    Registrieren/Erzeugen Sie Rechnungen und Gutschriften einzeln oder via Stapelverarbeitung in einem Arbeitsgang.

  • Komplettes Belegarchiv

    Finden Sie das Original-PDF-Dokument einer Rechnung in Sekundenschnelle mit Hilfe der standardmäßig integrierten Navigate-Funktionalität oder Volltextsuche.

  • Drag & Drop Funktionalität

    Drag-and-Drop eines Dateianhangs an eine Rechnung, Gutschrift oder einen Kreditordatensatz.

Advanced Capture

Dieses Modul ist relevant, wenn Sie komplexe Dokumente haben, mehrere Mandanten verwenden, Zeilen erfassen müssen oder andere Arten von Belegen verarbeiten möchten.

Enthaltene Funktionen
  • Positionsdatenerkennung

    Zeilen auf einer Rechnung oder Gutschrift erkennen und in Einkaufsrechnungszeilen übertragen.

  • Unbegrenzte Belegarten

    Anlegen und Verarbeiten weiterer Belegarten, wie z.B. Kundenaufträge, Verträge, Lieferscheine, etc.

  • Automatisierte Belegtrennung

    Automatische Trennung einer Gruppe von Rechnungen in einem einzigen PDF-Dokument in mehrere Rechnungen oder Gutschriften.

  • Mandantenidentifizierung

    Erhalten Sie alle PDF-Dokumente über eine E-Mail-Adresse und lassen Sie sie automatisch an die richtigen Mandanten verteilen.

Order Matching

Ordnen Sie Einkaufsrechnungen automatisch den vorhandenen Bestellungen, Wareneingängen, Rück-senden oder Reklamationen zu. Ein Muss für Bestellungen und Rücksendungen.

Enthaltene Funktionen
  • Automatischer Abgleich

    Automatischer Abgleich von Rechnungen und Gutschriften mit einer bestehenden Bestellung, einem gebuchten Wareneingang, Rücksendungen oder auch Rücklieferungen.

  • Automatischer Abgleich an Hand der Belegbeträge

    Abgleich der Rechnungen/Gutschriften an Hand von Bestellnummer und Gesamtbetrag mit der entsprechenden Bestellung oder dem gebuchten Wareneingang.

  • Automatisierter Abgleich Zeile für Zeile*

    Abgleich über Artikelnr., Menge, Stückpreis und Zeilenbetrag, um entsprechende Bestellzeilen oder gebuchte Wareneingangszeilen zu finden.


    Bitte beachten Sie, dass für diese Funktion das Funktionsmodul Advanced Capture erforderlich ist.

  • Bestellabgleich Übersicht

    Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über die automatisch oder manuell abgeglichenen Zeilen.

Document Approval

Dieses Modul bietet vielfältige Funktionalitäten, die notwendig sind, um einen durchgängigen Genehmigungs-Workflow in den meisten Unternehmen zu ermöglichen.

Enthaltene Funktionen
  • Continia Web Approval Portal

    Bietet allen Mitarbeitern ohne direkten Zugriff auf Continia Document Capture 365 die gleichen Möglichkeiten, um Rechnungen und andere Dokumente zu genehmigen. Unabhängig davon, wo sich der Mitarbeiter befindet und welches Gerät er benutzt – für den Zugriff auf und die Genehmigung von Dokumenten ist lediglich ein Internetzugang erforderlich.

    HINWEIS: Bei Nutzung des Continia Web Approval Portal ist mindestens eine Team Member Lizenz für Microsoft Business Central erforderlich.

  • Automatische Genehmigung

    Konfigurieren Sie die automatische Genehmigung von Rechnungen und Gutschriften, wenn die Beträge innerhalb vordefinierter Schwellenwerte liegen (erfordert das Order Matching-Feature).

  • Automatische Genehmigungsabläufe

    Richten Sie eine unbegrenzte Anzahl von Genehmigungsabläufen ein und ordnen Sie diese einzelnen Rechnungen oder allen Rechnungen bestimmter Lieferanten zu.

  • Geteilte Genehmigungen

    Verwenden Sie die geteilten Genehmigungen, um die Genehmigung einer Person an eine andere weiterzugeben oder richten Sie sie so ein, dass ein Manager alle Genehmigungen innerhalb seiner Abteilung einsehen kann.

  • Erzwungene Genehmigung

    Erlauben Sie einem Superuser, die Genehmigung von Rechnungen und Gutschriften zu erzwingen, wenn die Unternehmensrichtlinien dies zulassen.

  • Belege auf zurückstellen

    Eine Rechnung oder Gutschrift zurückzustellen, um zu zeigen, dass sie geprüft wurde, aber nicht zur Genehmigung bereit ist.

  • Abwesenheiten

    Einrichtung eines Vertreters für die Genehmigungen eines Anweders, wenn dieser für einen längeren Zeitraum abwesend ist (Urlaub, Krankheit, etc.).

  • Dokumente weiterleiten

    Ermöglicht es einem Genehmigenden, Rechnungen oder Gutschriften manuell an einen bestimmten Benutzer weiterzuleiten.

  • Betrag- und Dimensionsprüfungen

    Stellt sicher, dass die Summe aller Einkaufszeilen mit dem Gesamtbetrag der erhaltenen Einkaufsrechnung oder Gutschrift übereinstimmt.

  • Berechtigungen für Konten und Dimensionen

    Ermöglicht es Ihnen, Unternehmensrichtlinien durchzusetzen, wer welche Konten und Dimensionen genehmigen darf.

  • Vollständige Transparenz für Prüfungen

    Während des Genehmigungsprozesses wird jede Version einer Einkaufsrechnung oder Gutschrift protokolliert, so dass Sie jederzeit über Protokoll sehen können, wer was und wann genehmigt hat.

  • Interimsbuchungen / Vorbuchungen

    Möglichkeit, die Gesamtbeträge temporär in das Hauptbuch zu buchen, wenn eine Rechnung oder Gutschrift zur Genehmigung ansteht.

Entdecken Sie noch mehr Vorteile 

Dokumentation  

Auf Continia Docs finden Sie Dokumentationen zu unseren Lösungen für Anwender, Entwickler und IT-Experten.

Dokumentation

Systemvoraussetzungen für On-Premises

Systemvoraussetzungen für Business Central Online

Versionsübersicht

On-Premises-Kunden können von einem Upgrade auf neuere Versionen profitieren und mit den neuesten Funktionen, Updates und technischen Verbesserungen einen Mehrwert erzielen. Verschaffen Sie sich hier einen Überblick über kommende und bereits veröffentlichte Features.

Versionsübersicht

Roadmap für kommende Versionen

Nutzerinformation 

In unseren Benutzerhandbüchern finden Sie ausführliche Erläuterungen zu verschiedenen Prozessen, einschließlich Installation und Konfiguration. Zudem finden Sie eine ausführliche Liste der unterstützten Länder für den Import elektronischer Dokumente.

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