Document Capture

Volledig digitale factuurwerkstroom voor Business Central-gebruikers 

Document Capture is een end-to-end oplossing om volledige inkoopfacturen en creditnota's rechtstreeks in Business Central te importeren, te registreren, goed te keuren en te archiveren. Andere documenttypen, zoals verkooporders, kunnen op een vergelijkbare, gemakkelijke manier worden afgehandeld en dit alles gebeurt met minimale tussenkomst van de gebruiker. Dit bespaart u zowel de tijd als de moeite van het handmatig registreren van inkomende documenten en hoeft u niet meer te typen.

Functionaliteitsoverzicht

Essential

De Essential module bevat alle basis funtionaliteiten om Inkoopfacturen en Credit nota’s te importeren en stelt u in staat om Kop Velden te herkennen met onze OCR functionaiteit.

Verplicht
  • Automatische installatie en configuratie

    Profiteer van een snelle en gemakkelijke installatie,alles wordt geïnstalleerd met standaardinstellingen.

  • Eigen e-mailadressen

    Ontvang via voor uw bedrijf unieke, door Continia verstrekte e-mailadressen, PDF- en XML-documenten die als bijlage bij e-mails zijn gevoegd.

  • Bekroonde OCR-herkenning

    Herken met behulp van OCR koptekstinformatie, zoals factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, totaalbedrag, enzovoort.

  • Ondersteunt alle XML-indelingen

    De oplossing komt met kant- en klare indelingen, PEPPOL BIS 3, OIOUBL, OIOXML, UBL, EHF, SVEFAKTURA, EBINTERFACE enXRECHNUNG.
    Andere indelingen zijn eenvoudig toe te voegen.

  • Inkoopfacturen en creditnota's

    Maak met OCR inkoopfacturen en creditnota's van PDF-documenten.

  • Handmatig splitsen en samenvoegen

    Splits handmatig een groep facturen in één PDF-document in meerdere facturen of creditnota's.

  • Configureerbare sjablonen en velden

    Stel aangepaste velden in om informatie, zoals dimensiecodes, te herkennen in facturen en creditnota's.

  • Batchverwerking en -registratie

    Registreer facturen en creditnota's één voor één of in één keer.

  • Volledig documentarchief

    Vind binnen enkele seconden het originele PDF- en XML-document van een factuur terug met de standaard ingebouwde Navigate-functie.

  • Slepen en neerzetten

    Sleep elke bestandsbijlage naar een factuur, creditnota of leverancier.

Advanced Capture

De Advanced capture module dient aangeschaft te worden als u complexe documenten heeft, meerdere Bedrijven gebruikt, Regelherkenning nodig hebt of andere type Documenten wilt importeren.

Aanvullende functionaliteiten
  • Regelherkenning

    Herken regels in een factuur of creditnota en zet ze over naar inkoopregels.

  • Onbeperkt aantal documenttypen

    Maak en verwerk andere documenttypen, zoals verkooporders, contracten, afleveringsbewijzen, enzovoort.

  • Automatisch splitsen en samenvoegen

    Splits automatisch een groep facturen in één PDF-document in meerdere facturen of creditnota's.

  • Bedrijfsidentificatie

    Ontvang alle documenten met één e-mailadres en laat ze automatisch verzenden naar de juiste bedrijven.

Order Matching

De Order matching module maakt mogelijk dat u inkoopfacturen kunt matchen met bestaande Inkooporders, geboekte Ontvangsten, Retourorders of geboekte retourorders. Een absolute noodzakelijkheid als u aan Order matching doet.

Aanvullende functionaliteiten
  • Automatische matching

    Match facturen en creditnota's automatisch met een bestaande inkooporder, geboekte bon, retourorder of geboekte retourzending.

  • Automatische matching op koptekstniveau

    Match facturen op ordernummer en totaalbedrag met de bijbehorende inkooporder of geboekte bon.

  • Automatische regel-voor-regel matching*

    Gebruik het artikelnummer, de hoeveelheid, de prijs per eenheid en het regelbedrag van de leverancier om overeenkomstige inkooporderregels of geboekte ontvangstregels te vinden.


    Let op: voor deze functionaliteit is de functiemodule Advanced Capture vereist.

  • Matchingsoverzicht

    Bekijk een duidelijk overzicht van automatisch gematchte regels of match regels handmatig.

Document Approval

De Document Approval module voegt een breed scala aan functionaliteiten toe, die u in staat stellen om een volledig geautomatiseerde Goedkeuring flow toe te voegen aan de Documenten.

Aanvullende functionaliteiten
  • Automatische goedkeuring

    Stel in dat facturen en creditnota's automatisch worden goedgekeurd bij bedragen tot een vooraf gedefinieerde hoogte (hiervoor is de ordermatchingsmodule vereist).

  • Goedkeuringsstromen

    Stel een onbeperkt aantal goedkeuringsstromen in en wijs ze toe aan individuele facturen of alle facturen van specifieke leveranciers.

  • Goedkeuring delen

    Deel de goedkeuring van iemand met een ander of stel een manager in staat alle goedkeuringen binnen zijn afdeling te bekijken.

  • Goedkeuring afdwingen

    Laat een supergebruiker de goedkeuring van facturen en creditnota's afdwingen als het bedrijfsbeleid dit toelaat.

  • Documenten in de wacht

    Zet een factuur of creditnota in de wacht om aan te geven dat deze is gecontroleerd, maar nog niet kan worden goedgekeurd.

  • Niet aanwezig

    Stel een vervanger in om de goedkeuringen van een goedkeurder af te handelen wanneer deze langere tijd niet op kantoor is.

  • Documenten doorsturen

    Hiermee kan een goedkeurder facturen of creditnota's handmatig doorsturen naar een specifieke gebruiker.

  • Bedrag en dimensie valideren

    Hiermee wordt gecontroleerd of de som van alle inkoopregels overeenkomt met het totaalbedrag op de ontvangen inkoopfactuur of creditnota.

  • Account- en dimensierechten

    Hiermee kunt u conform het bedrijfsbeleid bepalen wie goedkeuring kan verlenen op accounts en dimensies.

  • Volledige audittrail

    Tijdens het goedkeuringsproces wordt elke versie van een inkoopfactuur of creditnota vastgelegd, zodat u altijd kunt zien wie wat heeft goedgekeurd en wanneer.

  • Inkopen toewijzen / vooraf boeken

    Mogelijkheid om de totale bedragen te boeken naar het grootboek wanneer een factuur of creditnota op goedkeuring wacht.

  • Continia Web Approval Portal

    Enables all employees with no direct access to Continia Document Capture 365 to gain the same opportunities to approve invoices and other documents. No matter where the employee is located and no matter the device, all that is required for accessing and approving documents is internet access.

Ontdek nog meer voordelen 

Documentatie 

Bezoek Continia Docs om documentatie te vinden die gericht is op eindgebruikers, ontwikkelaars en IT-professionals.
 

Documentatie

Systeemvereisten voor on-premises

Systeemvereisten voor Business Central Online

Versie overzicht 

On-premises klanten kunnen profiteren van upgraden naar nieuwere versies en profiteren van meer waarde met de nieuwste functies, updates en technische verbeteringen. Bekijk hier een overzicht van aankomende en reeds uitgebrachte functies.

Versie overzicht

Roadmap voor aankomende versies

Gebruikers informatie 

Onze gebruikershandleidingen geven een grondige uitleg over het uitvoeren van verschillende processen, inclusief installatie en configuratie. U vindt ook een gedetailleerde lijst van ondersteunde landen voor het importeren van elektronische documenten.

Gebruiksaanwijzingen

Import van elektronische documenten

Technologiepartners