Expense Management

Gebruik Business Central om ontvangsten te koppelen aan uitgaven met contant geld en creditcards

Met Continia Expense Management kunnen medewerkers gemakkelijk kassabonnen indienen die met een bedrijfscreditcard zijn gemaakt en contante uitgaven, kilometer- en dagvergoedingsrapporten indienen. Omdat het is geïntegreerd in Business Central blijft elk aspect van de onkostenafhandeling in een vertrouwde gebruikersinterface en manier van werken. Bovendien zorgen een soepel goedkeuringsproces en nauwe integratie met Google Maps en grote creditcardaanbieders ervoor dat u de ultieme oplossing voor onkostenbeheer bij de hand hebt. 

Functionaliteitsoverzicht

Essential

De basisfunctionaliteit voor het verwerken van onkosten. U moet het aantal Expense-gebruikers toevoegen.

Basisfunctionaliteit
  • Beschikbaar in de Expense-App, op de Expense-portal, op de Web Approval-portal en in Business Central

    Hiermee kunnen gebruikers onkosten indienen.

  • Expense-app voor iOS en Android

    Via de Continia Expense-app kunt u uw onkosten onderweg in slechts een paar stappen indienen:
    Maak een foto, vul de verplichte velden in, verstuur ter goedkeuring.

  • Continia Expense-portal

    Net als de Expense-app voor mobiele apparaten hebben gebruikers ook toegang tot de Continia Expense-portal. Expense-gebruikers kunnen hun onkosten indienen via de Expense-app op hun smartphone of vanaf de Continia Expense-portal op een pc of tablet.

  • Continia Web Approval-portal

    Als fiatteur zonder directe toegang tot Continia Expense Management 365 kunt u toegang krijgen om onkosten goed te keuren via de Continia Web Approval-portal. De enige vereiste is toegang tot internet.
    Houd er rekening mee dat:
    Voor toegang tot de Continia Web Approval-portal minimaal een teamlid voor Microsoft Business Central nodig is.

  • Goedkeuringsworkflow

    Stel een goedkeuringsproces rechtstreeks in Continia Expense Management 365 in.
    Als fiatteur kunt u alle informatie over de onkosten bekijken, inclusief het bijgevoegde betalingsbewijs.
    In het goedkeuringsproces kunt u accepteren, weigeren, in de wacht zetten of doorsturen naar een andere fiatteur. Tevens kunt u ook opmerkingen en bijlagen toevoegen.

  • Foto van een betalingsbewijs toevoegen

    U kunt een onbeperkt aantal foto's toevoegen aan een onkostenpost.

  • Een PDF-document toevoegen aan een onkostenpost

    U kunt een PDF-document aan zowel nieuwe als bestaande onkosten toevoegen.

  • Afrekeningen maken

    Met afrekeningen kunt u verschillende soorten documenten groeperen, zoals onkosten, kilometerstanden en dagvergoedingen voor een specifieke reis, project of periode. Een afrekening is een goed overzicht voor de Expense-gebruiker. De fiatteur kan alle documenten bekijken en alles tegelijk goedkeuren in plaats van één document per keer goed te keuren.

  • Configureerbare velden

    Elke configuratie van velden die in de app wordt weergegeven, wordt rechtstreeks beheerd vanuit Dynamics 365 Business Central.

  • Automatisch archief

    Haal de originele documenten op met behulp van de standaard Navigate-functie in Dynamics 365 Business Central.

  • Sjablonen maken

    Hiermee kunt sjablonen voor terugkerende onkosten maken.

Creditcardtransacties

Transacties via een creditcard worden geïmporteerd in Dynamics Business Central.

Aanvullende functionaliteiten
  • Integratie van bedrijfscreditcards

    U kunt zakelijke creditcardtransacties automatisch importeren in Business Central.
    Expense Management koppelt transacties aan geregistreerde onkosten.
    Hiervan ontvangt u een melding in de app.

  • Automatisch matchen

    U kunt matching-criteria instellen in Business Central om geïmporteerde creditcardtransacties te matchen met ingediende onkosten.

  • Transactiegegevens gebruikt voor onkosten

    De gegevens van de creditcardtransactie worden gebruikt voor het genereren van een onkostenpost. Als Expense-gebruiker hoeft u indien nodig alleen aanvullende informatie op te geven en moet u een betalingsbewijs bijvoegen voordat u de informatie indient.

  • Herinneringen

    Herinneringen worden indien nodig verzonden naar Expense-gebruikers als betalingsbewijzen ontbreken.

Kilometrage

Bevat de functionaliteit voor reizigers voor het onderweg indienen van de kilometerstand.

Aanvullende functionaliteiten
  • Beschikbaar in de Expense-App, op de Expense-portal, op de Web Approval-portal en in Business Central

    Staat gebruikers toe om de kilometerstand te registreren.

  • De kilometerstand indienen vanaf een smartphone of de Expense-portal

    U kunt kilometerregistraties rechtstreeks vanuit de Expense-app op een iPhone of Android-telefoon indienen.
    U kunt de kilometerstand ook indienen vanaf de Expense-portal.

  • Kilometerstandregistratie met Google Maps-integratie

    De integratie met Google Maps zorgt elke keer voor een correcte registratie, wat vervolgens zorgt voor een correcte terugbetaling.

  • Toevoegen via punt aan kilometerstand

    Hiermee kunt u punten aan uw route toevoegen.

  • Weergave van de route met kilometerstand in Business Central

    De geregistreerde kilometerstand wordt direct in Business Central weergegeven met daarbij een foto van de route.

  • Locatie vastleggen

    De GPS-locatie wordt vastgelegd om het maken van kilometerstanden te vergemakkelijken.

  • Sjabloon maken

    Maak sjablonen voor terugkerende routes.

Dagvergoeding

De dagvergoeding die u werknemers geeft om zakelijke reisonkosten te dekken.

Aanvullende functionaliteiten
  • Beschikbaar in de Expense-App, op de Expense-portal, op de Web Approval-portal en in Business Central

    De dagvergoeding kan rechtstreeks vanuit de Expense-app op mobiele iOS- of Android-apparaten worden ingediend en goedgekeurd.
    Dat kunt u ook vanaf de Expense-portal doen.

  • Berekening van dagen en maaltijden

    Bereken de onkosten voor dagen en maaltijden, waaronder specifieke landvereisten.

  • Tariefinstelling en berekening van het bedrag

    Verwerk rechtstreeks in Business Central alles wat met de dagvergoeding te maken heeft, inclusief tariefinstelling en berekening van bedragen.

  • Dagvergoeding

    U kunt de dagvergoeding rechtstreeks vanuit de Expense-app op mobiele iOS- of Android-apparaten indienen.
    Dat kunt u ook vanaf de Expense-portal doen.

  • Sjablonen maken

    In Business Central kunt u heel gemakkelijk tarieven en specifieke velden instellen.

Ontdek nog meer voordelen 

Documentatie 

Bezoek Continia Docs om documentatie te vinden die gericht is op eindgebruikers, ontwikkelaars en IT-professionals.

Documentatie

Systeemvereisten voor on-premises

Systeemvereisten voor Business Central Online

Versie overzicht 

On-premises klanten kunnen profiteren van upgraden naar nieuwere versies en profiteren van meer waarde met de nieuwste functies, updates en technische verbeteringen. Bekijk hier een overzicht van aankomende en reeds uitgebrachte functies.

Versie overzicht

Roadmap voor aankomende versies

Gebruikers informatie 

Onze gebruikershandleidingen geven een grondige uitleg over het uitvoeren van verschillende processen, inclusief installatie en configuratie.

Gebruiksaanwijzingen

Creditcardoverzicht

Technologiepartners