Connect Chemicals GmbH: Mehr Effizienz und Transparenz in Finance & Banking mit Continia

Wachstum erfolgreich begleiten – mit automatisierten Finanzprozessen

Die Connect Chemicals GmbH ist ein international tätiges Handels- und Entwicklungsunternehmen für chemische Produkte. Neben dem Groß- und Außenhandel innerhalb und außerhalb der EU entwickelt das Unternehmen kundenorientierte chemische Substanzen und unterstützt bei REACH-Zertifizierungen sowie regulatorischen Anforderungen.

In den vergangenen Jahren ist Connect Chemicals stark gewachsen – insbesondere international. Mit dem Wachstum stiegen jedoch auch die Anforderungen an die Finanzabteilung: Mehr Rechnungen, mehr Banktransaktionen und zunehmend komplexe regulatorische Vorgaben machten deutlich, dass manuelle Prozesse an ihre Grenzen stoßen.

Um die Digitalisierung konsequent voranzutreiben und die steigenden Anforderungen effizient zu bewältigen, setzt Connect Chemicals seit vielen Jahren auf Lösungen von Continia – begleitet durch den Microsoft Dynamics Partner NAS conception.

NAS conception unterstützt Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse mit Microsoft Dynamics 365 Business Central zukunftssicher aufzustellen. Der Fokus liegt auf modernen ERP-Lösungen, individuellen Erweiterungen sowie der Integration von Microsoft 365, Power Platform und KI-Technologien, um durchgängige und effiziente Unternehmensprozesse zu schaffen. 

Mehr Volumen, mehr Komplexität, gleiche Ressourcen

Die Finanzabteilung von Connect Chemicals verantwortet sämtliche Finanzprozesse – vom Rechnungsworkflow über Treasury- und Forderungsmanagement bis hin zu Reporting und Analysen. Mit einem Team aus zwei Finanzbuchhaltern und einer Bilanzbuchhalterin begleitet die Abteilung das Unternehmen durch Monats- und Jahresabschlüsse und steuert gleichzeitig das operative Tagesgeschäft.

Mit dem kontinuierlichen Wachstum des Unternehmens stieg das Arbeitsvolumen deutlich an:

  • Höhere Anzahl an Eingangsrechnungen
  • Mehr Transaktionen auf Bankkonten
  • Zunehmende regulatorische Anforderungen auf deutscher und europäischer Ebene
  • Höherer Bedarf an Transparenz und Kontrolle

„Steigendes Wachstum bedeutet immer auch steigendes Arbeitsvolumen. Bestehende Prozesse müssen deshalb permanent auf den Prüfstand gestellt werden.“

Bereits vor acht Jahren begann Connect Chemicals mit der Digitalisierung seiner Finanzprozesse. Aufgrund der nahtlosen Integration in Microsoft Dynamics NAV entschied sich das Unternehmen damals für OPplus und Continia Document Capture. Nach dem Wechsel zu Microsoft Dynamics 365 Business Central war es für Connect Chemicals naheliegend, die Zusammenarbeit mit Continia weiter auszubauen.

Durchgängige Automatisierung mit Continia

Heute nutzt Connect Chemicals mehrere Continia-Lösungen, um Finanz- und Dokumentenprozesse effizient abzuwickeln:

✔️ Continia Document Capture

✔️ Continia Banking

✔️ Continia Finance

✔️ Continia Document Ouput

      

Gemeinsames Pilotprojekt: Erfolgreiche Einführung von Continia Finance und Banking

Die Einführung von Continia Finance und Continia Banking erfolgte bei Connect Chemicals im Rahmen eines gemeinsamen Pilotprojekts. Ziel war es, Finanz- und Bankprozesse noch stärker zu automatisieren und die Potenziale der neuen Lösungen optimal für die Anforderungen des Unternehmens nutzbar zu machen.

Die Implementierung wurde von der NAS conception GmbH in enger Zusammenarbeit mit den Fachbereichen von Connect Chemicals durchgeführt. Gemeinsam analysierten die Projektteams bestehende Abläufe, definierten Anforderungen und überführten diese in effiziente Prozesse innerhalb von Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Ein besonderer Erfolgsfaktor des Projekts war die enge Zusammenarbeit mit den Entwicklern von Continia. Während die Consultants und Entwickler der NAS conception GmbH die Einführung operativ begleiteten und umsetzten, standen die Experten von Continia mit technischem Know-how und direktem Entwickler-Support zur Seite.

Durch die partnerschaftliche Zusammenarbeit aller Beteiligten konnten Anforderungen schnell bewertet, Optimierungspotenziale frühzeitig identifiziert und die Lösungen erfolgreich produktiv gesetzt werden. Das Pilotprojekt schuf damit nicht nur einen unmittelbaren Mehrwert für Connect Chemicals, sondern lieferte auch wertvolle Erkenntnisse für die Weiterentwicklung der Continia-Lösungen in der Praxis.

Als Pilotprojekt für die Einführung von Continia Finance und Continia Banking war das Vorhaben für alle Beteiligten etwas Besonderes. NAS conception hat die Implementierung professionell begleitet und gleichzeitig standen die Entwickler von Continia direkt für Fragen und Optimierungen zur Verfügung. Diese enge Zusammenarbeit hat uns die Sicherheit gegeben, neue Wege zu gehen und die Lösungen erfolgreich in unsere Prozesse zu integrieren.

Björn Zanders, Head of Finance @ Connect Chemicals GmbH

Standardisierte Rechnungsverarbeitung mit Document Capture

Continia Document Capture hat den gesamten Rechnungsworkflow standardisiert und automatisiert.

Durch das integrierte Genehmigungssystem ist jederzeit nachvollziehbar:

  • Wo sich ein Dokument befindet
  • Wer für den nächsten Bearbeitungsschritt verantwortlich ist
  • Welche Aufgaben noch offen sind

Besonders geschätzt werden dabei:

  • Das Approval-System
  • Die automatische Duplikatsprüfung
  • Die erweiterte Zeilenerfassung
  • Das vereinfachte Zusammenführen von Dokumenten

Täglich verarbeitet Connect Chemicals zwischen 50 und 200 eingehende Dokumente. Die Einrichtung der Lösung verlief schnell und unkompliziert.

Mehr Effizienz im Zahlungsverkehr mit Continia Banking

Im Bereich Banking profitiert Connect Chemicals insbesondere von einem höheren Automatisierungsgrad und einer verbesserten Benutzerfreundlichkeit.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

  • Automatisierte Verarbeitung von Kontoauszügen
  • Splitting Rules für wiederkehrende Buchungsszenarien
  • Einfachere Zahlungsabwicklung
  • Bankkontoverifizierung für zusätzliche Sicherheit
  • Automatischer Ausgleich von Zahlungseingängen über mehrere Debitoren hinweg

„Mit Continia Banking sind die Prozesse deutlich besser in Business Central integriert. Die Abläufe funktionieren präziser, zuverlässiger und sind einfacher nachzuvollziehen.“

Automatisierter Belegversand mit Document Output

Für die externe Kommunikation setzt Connect Chemicals auf Continia Document Output.

Über die Lösung werden automatisch oder manuell verschiedene Dokumententypen versendet, darunter:

  • Frachtdokumente
  • Proforma-Rechnungen
  • Draft Invoices
  • Angebote
  • Rechnungen
  • Bestellungen

Besonders geschätzt wird dabei die vollständige Nachvollziehbarkeit aller versendeten Dokumente über die integrierte Protokollierung.

Im Vergleich zur früheren NAV-Lösung können Dokumente heute deutlich flexibler versendet werden, ohne zusätzliche Entwicklungsaufwände oder Anpassungskosten zu verursachen.

Spürbare Zeitersparnis und bessere Kontrolle

Durch den Einsatz der Continia-Lösungen konnte Connect Chemicals zahlreiche Prozesse beschleunigen und vereinfachen.

 

Bis zu 50 % weniger Aufwand bei der Verarbeitung von Kontoauszügen

Die tägliche Bearbeitung von Kontoauszügen wurde deutlich effizienter:

Vorher mit OPplus: 15 bis 20 Minuten täglich

Heute mit Continia Banking: 5 bis 10 Minuten täglich

Bei sechs bis zehn Kontoauszügen pro Tag ergibt sich eine erhebliche Zeitersparnis.

 

Bis zu 90 % Zeitersparnis durch Splitting Rules

Ein weiterer großer Effizienzgewinn ergibt sich durch die Nutzung von Splitting Rules.

Früher: Manuelles Aufteilen oder Umbuchen, Rund 10 Minuten pro Vorgang

Heute: Automatische Vorzuweisung, Betragsanpassung, Rund 1 Minute Bearbeitungszeit pro Vorgang

Da diese Fälle fünf bis acht Mal pro Monat auftreten, summiert sich die Zeitersparnis schnell.

 

Zusätzlich profitiert Connect Chemicals von:

✔️Verbesserter Nachvollziehbarkeit aller Finanzprozesse

✔️ Höherer Prozesssicherheit

✔️ Mehr Transparenz im Rechnungsworkflow

✔️ Zusätzlicher Sicherheit durch Bankkontoverifizierung

✔️ Vereinfachter Bedienung innerhalb von Business Central

Blick in die Zukunft

„Bisher haben sich alle eingebrachten Continia-Lösungen als optimierend, unterstützend oder hilfreich erwiesen. Daher beobachten wir auch stetig weitere Ankündigungen von Continia und überlegen, ob und wie wir diese in unserem Geschäftsalltag einbringen können."

Für Connect Chemicals steht fest: Die kontinuierliche Automatisierung und Digitalisierung der Finanzprozesse bleibt ein wichtiger Erfolgsfaktor für zukünftiges Wachstum.

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