99 Prozent automatisierte Eingangsrechnungen – durchgängige Digitalisierung mit Continia

Wie lassen sich stark wachsende Eingangsrechnungsprozesse digitalisieren, Genehmigungszeiten drastisch verkürzen und vollständig papierlose Prozessabläufe realisieren?

Die GOB Software & Systeme, einer der größten Lösungspartner für Microsoft Dynamics 365 Business Central in Deutschland, zeigt, wie sich mit Continia Document Capture und Expense Management 99 Prozent der Eingangsrechnungen automatisieren lassen.

Gleichzeitig verdeutlicht das Unternehmen, dass eine konsequent gelebte Digitalisierung – auch für einen IT-Dienstleister – in allen Geschäftsbereichen verankert sein muss, um bewährte Prozesse kontinuierlich zu optimieren und zukunftsfähig weiterzuentwickeln.

Digitalisierung unter neuen Rahmenbedingungen

Mit dem Umzug in das neue Firmengebäude im Jahr 2017 verlagerte die GOB ihre gesamte IT-Infrastruktur in die Cloud. Während viele Prozesse bereits digital waren, blieb der Eingangsrechnungsprozess zunächst analog.

Spätestens mit dem pandemiebedingten Wandel hin zum Homeoffice musste jedoch der Genehmigungsprozess ebenfalls vollständig digitalisiert werden – die klassische „Hauspost“ war keine Option mehr.

Gleichzeitig veränderte sich das Marktumfeld: Der Trend zu Abonnementmodellen – sowohl bei Kunden als auch im Eigenbedarf – ließ die Anzahl der Eingangsrechnungen deutlich steigen.

Die Finanzabteilung der GOB arbeitet bewusst schlank. Ein kleines Team langjähriger Mitarbeitender unterstützt die operativen Bereiche mit effizienten Prozessen. Die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses musste also nicht nur funktionieren – sie musste Prozesse vereinfachen und beschleunigen. Die GOB bewies damit, dass erfolgreiche Digitalisierung nicht von der Größe eines Teams abhängt, sondern von klaren Zielen, dem Mut zur Veränderung und dem Anspruch, Prozesse konsequent an den Bedürfnissen der Menschen auszurichten, die mit ihnen arbeiten.

 

 

Nahtlose Integration in Business Central

Als langjähriger Microsoft-Partner entschied sich die GOB für Continia – aus zwei Gründen:

  1. Die tiefe Integration in Business Central – für Endanwender wirkt alles wie aus einem Guss.
  2. Eigene Überzeugung als Partner – die GOB nutzt selbst die Lösungen, die sie auch ihren Kunden empfiehlt.

 

Zum Einsatz kamen insbesondere:

  • Continia Document Capture zur Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses
  • Continia Expense Management für die Reisekosten- und Spesenabrechnung
  • Web- und Mobile-Apps für Genehmigungen und Belegerfassung

 

99 Prozent der Eingangsrechnungen voll digital verarbeitet

Die Einführung von Document Capture markierte einen entscheidenden Meilenstein: die vollständige Digitalisierung des Rechnungswesens.

Heute werden 99 Prozent aller Eingangsrechnungen über Document Capture verarbeitet – rund 7.000 Rechnungen pro Jahr. Zusätzlich werden etwa 2.000 Reisekostenabrechnungen jährlich digital abgewickelt.

Durch die fortschrittliche Texterkennung (OCR) werden Rechnungen und Belege automatisch ausgelesen und direkt in Business Central übernommen. Manuelle Eingaben wurden drastisch reduziert.

Ein weiterer großer Vorteil:

Genehmigungen können parallel erfolgen.
Was früher mit Papierbelegen und Umlaufmappen zeitaufwendig war, läuft heute digital und somit erheblich schneller ab.

Mobile Prozesse für alle Mitarbeitenden

Nicht alle Mitarbeitenden verwenden täglich Business Central. Die benutzerfreundlichen Web- und Smartphone-Apps von Continia ermöglichen dennoch eine einfache Nutzung der digitalisierten Prozesse – etwa für:

  • Einreichung von Parktickets oder Taxi-Quittungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Einkaufsrechnungs-Genehmigungen

Nach einer kurzen Einarbeitungsphase fanden die neuen Anwendungen schnell ihren festen Platz im Arbeitsalltag. Was zuvor papiergebunden war, lief nun digital, transparent und effizient. Papierbelege – etwa für die Kasse – gehören seitdem endgültig der Vergangenheit an.

 

 

Messbare Ergebnisse

Durch die Einführung der Continia-Lösungen konnte die GOB:

  • Die papierbasierte Rechnungsgenehmigung vollständig abschaffen
  • Die Durchlaufzeiten im Genehmigungsprozess deutlich verkürzen
  • Einzelbelege vollständig digitalisieren
  • Manuelle Erfassungsschritte erheblich reduzieren
  • Die Prozessqualität nachhaltig steigern

Obwohl keine konkreten Zeitwerte aus der Vergangenheit vorliegen, steht für das Team fest: Die Prozesse sind heute spürbar schneller und ressourcenschonender.

 

 

Blick in die Zukunft: Digitalisierung als strategische Investition

OPplus ist bereits seit Jahren fester Bestandteil der Finanzprozesse bei der GOB. Aktuell plant das Unternehmen die Migration zu Continia Banking und Continia Finance, um weitere Prozesse zu optimieren und die Automatisierung weiter auszubauen.

Für die GOB ist die Bewertung eindeutig: „Die Digitalisierung der Finanzprozesse ist ein wesentlicher Bestandteil einer langfristig gedachten digitalen Transformation.“

Mit der Entscheidung für Continia hat die GOB gezielt in Effizienz und Zukunftsfähigkeit investiert. Das Ergebnis sind skalierbare und stabile Prozesse, die auch in einer cloudbasierten, zunehmend orts- und geräteunabhängigen Arbeitswelt nachhaltig funktionieren.