UNITY: Digitalisierung der Finanzprozesse als Grundlage für mehr Effizienz

UNITY ist die Managementberatung für Innovation und Transformation. Mit hoher Technologiekompetenz begleitet das Unternehmen Global Player, mittelständische Unternehmen sowie öffentliche Auftraggeber auf dem Weg in die digitale Zukunft. Weltweit beschäftigt die UNITY AG rund 380 Mitarbeitende.

Um den steigenden Anforderungen an die Finanzprozesse gerecht zu werden und gleichzeitig die Effizienz im Tagesgeschäft zu erhöhen, setzt UNITY auf die Lösungen von Continia.

UNITY automatisiert Rechnungsprozesse und reduziert manuellen Aufwand mit Continia

Wie können steigende Eingangsrechnungsvolumina effizient verarbeitet, papierbasierte Prozesse reduziert und Freigabeabläufe nachhaltig automatisiert werden – ohne zusätzliche personelle Ressourcen aufzubauen?

Die Managementberatung UNITY AG zeigt, wie sich mit Continia Document Capture und Document Output zentrale Finanzprozesse erfolgreich digitalisieren lassen. Durch die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen sowie den digitalen Versand von Ausgangsrechnungen schafft das Unternehmen mehr Effizienz im Tagesgeschäft und entlastet Mitarbeitende von zeitintensiven Routineaufgaben.

Gleichzeitig zeigt UNITY, wie eine konsequente Digitalisierung im Finanzbereich dabei hilft, Prozesse skalierbar aufzustellen, weiteres Wachstum effizient zu begleiten und die Basis für zukünftige Automatisierungspotenziale zu schaffen.

 

Steigende Rechnungsvolumina effizient bewältigen

Mit dem Wachstum des Unternehmens stieg auch die Anzahl der Eingangsrechnungen kontinuierlich an. Die bisherigen manuellen Prozesse verursachten einen hohen administrativen Aufwand und banden wertvolle Ressourcen im Finanzbereich.

Besonders im Fokus standen:

  • Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Digitale Rechnungserfassung
  • Optimierung der Freigabeprozesse
  • Reduzierung papierbasierter Abläufe
  • Bewältigung steigender Rechnungsvolumina ohne zusätzliches Personal


Das definierte Ziel: Prozesse automatisieren, Mitarbeitende entlasten und Raum für wertschöpfende Aufgaben schaffen.

Automatisierte Dokumentenprozesse mit Continia

UNITY entschied sich für den Einsatz von Continia Document Capture und Continia Document Output.

Document Capture

Mit Continia Document Capture verarbeitet UNITY heute sämtliche Kostenrechnungen digital und automatisiert. Die Eingangsrechnungen werden zentral erfasst, ausgelesen und direkt in den Genehmigungsworkflow überführt.

Parallel dazu nutzt UNITY auch Continia Secure Archive zur revisionssicheren Archivierung der Dokumente.

Derzeit verarbeitet UNITY rund 2.500 Eingangsrechnungen pro Monat über die Lösung.

Für die nächste Ausbaustufe plant das Unternehmen zusätzlich den Einsatz des Moduls Einkaufsverträge. Ziel ist es, die Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung weiter auszubauen und den Anteil automatisch freigegebener und gebuchter Rechnungen weiter zu erhöhen – insbesondere durch zukünftige Bestellabgleiche.

Document Output

Auch im Bereich der Ausgangsrechnungen setzt UNITY auf digitale Prozesse. Mit Continia Document Output werden Rechnungen inklusive Dienstleistungsnachweisen automatisiert per E-Mail an Kunden versendet.

Dabei werden mehrere Anhänge vor dem Versand automatisch zu einem PDF-Dokument zusammengeführt, um den Versandprozess für Kunden übersichtlicher und effizienter zu gestalten.

Heute versendet UNITY auf diese Weise rund 300 digitale Rechnungen pro Monat.

Erfolgreiche Umsetzung mit Prodware

Bei der Einführung von Continia Document Capture und Continia Document Output wurde UNITY von der Prodware Deutschland AG begleitet. Gemeinsam wurden die Anforderungen an die digitale Rechnungsverarbeitung analysiert und die Lösungen nahtlos in die bestehende Microsoft-Dynamics-Umgebung integriert.

Durch die Kombination aus den Continia-Lösungen und der Projekterfahrung von Prodware konnte UNITY seine Dokumentenprozesse effizient digitalisieren, manuelle Aufwände reduzieren und eine skalierbare Basis für weiteres Wachstum schaffen.

 

Warum Prodware?

Als langjähriger Microsoft-Partner und erfahrener Continia-Spezialist unterstützt Prodware Unternehmen dabei, ihre Finanz- und Geschäftsprozesse effizient zu digitalisieren und optimal in bestehende Microsoft-Dynamics-Umgebungen zu integrieren. Dabei verbindet Prodware technologische Expertise mit einem tiefen Verständnis für betriebliche Abläufe. Unternehmen profitieren von bewährten Methoden, tiefem Prozessverständnis und einer nahtlosen Integration in bestehende Systemlandschaften. So lassen sich Finanz- und Dokumentenprozesse effizient digitalisieren, automatisieren und zukunftssicher gestalten.

Skalierbare Prozesse für weiteres Wachstum

Durch den Einsatz der Continia-Lösungen konnte UNITY seine Dokumentenprozesse deutlich effizienter gestalten.

 

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

✔️ Deutlich reduzierte manuelle Aufwände

✔️ Weniger papierbasierte Prozesse

✔️ Schnellere Rechnungsfreigaben

✔️ Skalierbare Verarbeitung steigender Rechnungsvolumina

✔️ Mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten im Finanzbereich

✔️ Digitale und professionelle Kundenkommunikation

 

Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Lösung verfolgt UNITY konsequent das Ziel, den Automatisierungsgrad im Rechnungswesen weiter zu erhöhen und die Effizienz nachhaltig zu steigern.

Continia Document Capture

Optimieren und automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung vom Eingang bis zur finalen Buchung und steigern Sie so Ihre Effizienz. Continia Document Capture ist eine End-to-End-Lösung, die Ihnen lästige Routinearbeiten abnimmt, sodass Sie sich wichtigeren Tätigkeiten widmen können.

Continia Document Output

Continia Document Output ist eine zeitsparende Lösung, die den Versand Ihrer ausgehenden Dokumente automatisiert. Erstellen und verwalten Sie jegliche Dokumente wie beispielsweise Rechnungen, Bestellungen oder Mahnungen und behalten Sie den Überblick über Ihre gesendeten und vorbereiteten Dokumente.